googletag.pubads().setRequestNonPersonalizedAds(0)


Documenthiërarchie

Door bedrijfsprocessen op verschillende niveaus vast te leggen, vergemakkelijk je het beschrijven, organiseren en managen ervan. Net als de proceshiërarchie, helpt de documenthiërarchie je de grote hoeveelheid aan informatie over werkwijzen in een organisatie logisch te ordenen en toegankelijk te maken.

Ook de documenthiërarchie kun je weergeven als piramide, waarbij een kleine ‘top’ zich opsplitst in steeds breder wordende onderliggende lagen. Het woord hiërarchie impliceert dat er een ‘niveauverschil’ bestaat tussen deze lagen: de processen lager in de piramide zijn dezelfde als in de hogere lagen, maar zijn in meer detail uitgewerkt. Bij een indeling op basis van detaillering van de procesvastlegging zijn dezelfde processen naarmate je verder ‘afdaalt’ in de piramide steeds preciezer uitgewerkt. Er komen dus als je van boven naar beneden afdaalt geen processen bij, maar je krijgt er wel meer informatie over.

Het hoogste niveau beschrijft de context van de processen, bijvoorbeeld met een overzicht van relevante wetgeving, beleidsdocumenten en normen. Hierin is op hoofdlijnen zichtbaar welke processen de organisatie (nodig) heeft. Daaronder worden die processen eerst in algemene termen beschreven en naarmate je verder afdaalt in de  piramide in steeds meer detail uitgewerkt, tot je helemaal onder aan de piramide precies weet hoe deze zijn ingericht en georganiseerd.

Het hoogste niveau geeft een overzicht van de kaders: de interne en externe ‘eisen en wensen’ waarbinnen je wilt en moet werken. Hhet niveau eronder identificeert de processen en laat zien hoe deze met elkaar samenhangen (procesketens en -clusters). Het niveau daar weer onder zijn de geïdentificeerde processen op hoofdlijnen uitgewerkt als procedure. Op het laagste niveau vind je vervolgens de detailuitwerking van hoe je de verschillende activiteiten die de je in de procedure leest precies uitvoert. Dit wordt bijvoorbeeld vastgelegd in werkinstructies, handboeken, sjablonen, instructievideo’s, FAQ registraties en andere detaildocumenten.

  1. Het hoogste niveau van de proceshiërarchie betreft de interne en externe kaders en doelen die aan de processen worden gesteld. Externe kaders en doelen zijn bijvoorbeeld de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, gedragscodes, industriële of kwaliteitsnormen en andere externe eisen en wensen waaraan een organisatie moet of wil voldoen. Ook kan een organisatie interne kaders en doelen stellen, bijvoorbeeld door te kiezen voor een bepaalde strategie, MVO beleid, interne gedragsregels en dergelijke. Met het in kaart brengen van kaders en doelen identificeer je waarvoor je bedrijfsprocessen nodig hebt, laat je zien binnen welke grenzen deze moeten functioneren en aan welke eisen en wensen deze moeten voldoen. De kaders en doelen vormen de randvoorwaarden waarbinnen de processen moeten functioneren. Een proces waarmee niet aan de gestelde eisen en wensen wordt voldaan is niet ‘capabel’ en moet je aanpassen en ook een proces dat niet aansluit op bedrijfsdoelen, of dat helemaal buiten de kaders valt – bijvoorbeeld omdat het niet aan de wet voldoet of tegenstrijdig is met intern beleid – vereist aanpassing of heeft zelf helemaal geen bestaansrecht.
  2. Op het tweede niveau, het niveau van de procesketens en –clusters, identificeer je de benodigde processen, beschrijf je deze kort en bondig en leg je vast hoe deze met elkaar samenhangen. Ook leg je op dit niveau de belangrijkste kenmerken van de processen vast: hoe stel je vast dat een proces aan de eisen voldoet, welke gegevens wil of moet je vastleggen en wat zijn de belangrijkste KPI’s? Vastleggen van procesketens en clusters doe je met een zg. procesbeschrijving. Je maakt hiermee duidelijk uit welke processen een procesketen of -cluster bestaat, laat zien hoe deze met elkaar samenhangen en legt een aantal algemene zaken over werking en resultaat van het proces vast. Samen vormen deze procesbeschrijvingen de zg. procesarchitectuur: de blauwdruk van de procesorganisatie.
  3. Op het derde niveau werk je per geïdentificeerd proces de procesloop uit, licht je toe wat er gebeurt en welke rol mensen en systemen hierbij spelen. Een gangbare manier om dit te doen is met procedures. Deze hebben in veel organisaties een vast format, waarin je onder meer beschrijft waar het proces precies voor dient, uit welke activiteiten en handelingen het bestaat, wie hierbij op welke manier betrokken is – de taak- en bevoegdhedenverdeling – en wie welke input levert en aan wie de output wordt ‘geleverd’ (SIPOC). Hiermee leg je in feite de informatievoorziening en – levering van een proces vast. Wat typerend is voor het procedureniveau, is dat je duidelijk maakt wat er moet gebeuren en wat de taakverdeling is: je laat zien hoe de betrokkenen samenwerken om het procesresultaat te behalen. Een procedure bedoeld voor het maken en borgen van procesafspraken door managers en inhoudelijk experts, maar is meestal te abstract om medewerkers daadwerkelijk te kunnen instrueren en trainen. Om niet te verzanden in detail komt hoe je de activiteiten uitvoert bewust niet aan de orde: hiervoor is het volgende niveau in de proceshiërarchie bedoeld.
  4. Hoe het werk precies moet gebeuren leg je vast op niveau vier van de proceshiërarchie. Hier maak je de procedure concreet voor degenen die het ‘echte werk’ doen met werkinstructies, controlelijsten, sjablonen, presentaties en andere werkdocumenten. Het woord document moet je hierbij breed opvatten: dit kan ook een pdf-template, instructievideo, FAQ lijst, 3D model, geluidsfragment of informatie in welke vorm dan ook zijn. Daar waar je na het bestuderen van een procedure weet hoe het proces bedoeld is – wat er moet gebeuren – kun je op basis van de informatie op niveau 4 van de procespiramide zien hoe het werk precies moet worden gedaan.

Hoe verder je in de piramide afdaalt, hoe meer je dus het totaaloverzicht verliest, maar hoe meer detail en nuance er zichtbaar wordt. Na het bekijken van een procesbeschrijving, snap je bijvoorbeeld wel waarvoor bedrijfsprocessen bedoeld zijn en samenhangen, maar weet je niet hoe je deze uitvoert. Zodra je de onderliggende procedure hebt gelezen, ken je de procesloop en taakverdeling. En na het lezen van een werkinstructie of bekijken van een instructievideo daarentegen weet je precies welke detailhandelingen je moet verrichten.

Een werkinstructie op zich is echter veel te gedetailleerd om het overzicht te houden: je ziet de functie ervan in het geheel niet meer. Daar zijn de bovenliggende lagen van de documenthierachie voor nodig. Het opzetten van een documenthiërarchie help je in- en uit te kunnen zoomen en zowel het geheel als de details die voor jou belangrijk zijn om te weten.

Tip: denk elke keer dat je verder afdaalt in de piramide na over de meerwaarde daarvan. Is het zinvol om elk proces dat je in een procesbeschrijving hebt als procedure uit te werken? Of is het genoeg om het op hoofdlijnen te beschrijven of bijvoorbeeld contractueel te regelen? En welke detaildocumentatie heb je eigenlijk echt nodig om het ‘echte’ werk te kunnen doen?

Ga je aan de gang met het organiseren van bedrijfsprocessen? Kijk dan ook eens bij eens proceshiërarchie en hiërarchisch processchema. Meer weten over het modelleren en vastleggen van processen? Lees de andere post over dit onderwerp: procesketen en -cluster, procesbeschrijving, procedure, flowchart en SIPOC.

Voor een professionele (door)ontwikkeling en aanpak

Matthijs Vermoolen

Matthijs helpt ondernemers en managers hun organisaties te ontwikkelen met raad en daad. Theorie in de praktijk! Matthijs heeft zich gespecialiseerd in organisatieontwikkeling en heeft hierover twee boeken en diverse artikelen voor vakbladen geschreven. Matthijs heeft zowel ervaring als ondernemer, manager en adviseur en slaat gemakkelijk de brug tussen idee

Posted in Experts | Tagged | Comments Off on Matthijs Vermoolen
Meer weten? Wij selecteerden de volgende boeken voor jou.

Kwaliteitsmanagement

‘Kwaliteitsmanagement’ is een praktijkgericht boek dat studenten leert hoe zij zelf de eerste stappen kunnen zetten in het traject van kwaliteitszorg binnen een organisatie. Een onderwerp dat steeds belangrijker wordt in een tijd waarin organisaties niet alleen meer kunnen concurreren op prijs of product maar ook aandacht moeten schenken aan

Posted in Analyse en management, Boeken, Projectproducten | Tagged | Comments Off on Kwaliteitsmanagement

Managen van processen

‘Management van processen’ is een nuttig en praktisch boek voor iedereen die zich in het fenomeen van processen wil verdiepen. Bijvoorbeeld om algemene bedrijfskundige kennis te vergaren, om zich kwaliteitsmanagement eigen te maken of om beter te begrijpen wat procesmanagement inhoudt. Het organiseren staat centraal, niet de organisatie of de

Posted in Analyse en management, Boeken, Projectproducten | Tagged | Comments Off on Managen van processen

Horizontaal organiseren

Renco Bakker en Teun Hardjono leggen in dit boek verbanden tussen onderwerpen als functiedenken, procesmanagement, kwaliteit en procesgericht werken, Six Sigma, lean management, verkokering, horizontalisering, sociale dynamiek en dienend leiderschap. Ze laten zien wat procesgericht werken kan opleveren: een gestroomlijnde operatie, goed functionerende procesteams, een geïntegreerde procesarchitectuur, krachtige sociale netwerken

Posted in Analyse en management, Boeken, Projectproducten | Tagged | Comments Off on Horizontaal organiseren
Aanvullende artikelen

Documenthiërarchie

Door bedrijfsprocessen op verschillende niveaus vast te leggen, vergemakkelijk je het beschrijven, organiseren en managen ervan. Net als de proceshiërarchie, helpt de documenthiërarchie je de grote hoeveelheid aan informatie over werkwijzen in een organisatie logisch te ordenen en toegankelijk te maken. Ook de documenthiërarchie kun je weergeven als piramide, waarbij

Posted in 2. Studie, 6. Uitvoering, Aandachtsgebied, Analyse en management, Projectproducten, Technieken en tools | Tagged | Comments Off on Documenthiërarchie

Proceshiërarchie

Door bedrijfsprocessen op verschillende niveaus vast te leggen, vergemakkelijk je het beschrijven, organiseren en managen ervan. Een proceshiërarchie helpt je de grote hoeveelheid aan informatie over werkwijzen in een organisatie logisch te ordenen en toegankelijk te maken. Een proceshiërarchie kun je tekenen als een piramide, waarbij een kleine ‘top’ zich

Posted in 2. Studie, 6. Uitvoering, Aandachtsgebied, Analyse en management, Projectproducten, Technieken en tools | Tagged | Comments Off on Proceshiërarchie

Procesketen en -cluster

Een procesketen of -cluster is een aantal met elkaar samenhangende bedrijfsprocessen. Deze samenhang ontstaat doordat de processen goederen, informatie of andere zaken met elkaar uitwisselen. Of het een keten of cluster betreft, hangt af van de manier waarop de processen samenhangen. Dit kan sequentieel (volgordelijk) of parallel zijn. Bij een

Posted in 2. Studie, 6. Uitvoering, Aandachtsgebied, Analyse en management, Projectproducten, Technieken en tools | Tagged | Comments Off on Procesketen en -cluster

Hiërarchisch processchema

Een hiërarchisch processchema is een manier om op een systematische manier bedrijfsprocessen te visualiseren en te ordenen. Het schema ondersteunt de zogenaamde procesdecompositie: het opsplitsen van het totaal aan bedrijfsprocessen in procesclusters en –ketens. Procesclusters en -ketens kun je groeperen in procescategorieën en vervolgens  opsplitsen in bedrijfsprocessen. In onderstaand voorbeeld zijn

Posted in 2. Studie, 6. Uitvoering, Aandachtsgebied, Analyse en management, Projectproducten, Technieken en tools | Tagged | Comments Off on Hiërarchisch processchema

Procedure

Met een procedure leg je vast hoe een bedrijfsproces werkt. Een procedure beschrijft de opeenvolgende logische stappen (procesloop), de taakverdeling en informatiehandelingen, zonder dat deze in detail worden uitgewerkt. In essentie laat een procedure zien hoe mensen en systemen samenwerken om tot het gewenste resultaat te komen. Het beheren van

Posted in 2. Studie, 6. Uitvoering, Aandachtsgebied, Analyse en management, Projectinrichting en -planning, Projectproducten, Technieken en tools | Tagged | Comments Off on Procedure

Procesbeschrijving

De term procesbeschrijving heeft twee betekenissen. Het is een containerbegrip voor alles wat met het beschrijven van bedrijfsprocessen te maken heeft en tevens een specifiek soort document, waarmee je procesketens en/of clusters op hoog abstractieniveau vastlegt. In een procesbeschrijvingen laat je zien uit welke processen een procesketen of cluster bestaat,

Posted in 2. Studie, 6. Uitvoering, Aandachtsgebied, Analyse en management, Projectinrichting en -planning, Projectproducten, Technieken en tools | Tagged | Comments Off on Procesbeschrijving

Flowchart

Een flowchart of stroomschema is een schematische voorstelling van een proces, waarin de procesloop wordt weergegeven met pijlen en symbolen. Een proces heeft een duidelijke start (de ‘trigger’) en leidt in een aantal opeenvolgende stappen (de activiteiten) tot een vooraf gedefinieerd resultaat. Denk bijvoorbeeld aan de klant die een prijsaanvraag

Posted in 2. Studie, 6. Uitvoering, Aandachtsgebied, Analyse en management, Projectinrichting en -planning, Projectproducten, Technieken en tools | Tagged | Comments Off on Flowchart

Functie, rol en competentieprofiel

Rollen, functies en competenties leg je vast in profielen. Hierin beschrijf je welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheid medewerkers hebben en welke competenties een medewerker moet hebben om deze taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Functie Een functie betreft de formele positie in de organisatiestructuur (het organigram), waaraan meestal een beloningsstructuur

Posted in 3. Voorstel, 6. Uitvoering, Aandachtsgebied, Afstemming en review, Analyse en management, Competentieanalyse, Mensen en samenwerking, Personeelsallocatie, Personele behoeftebepaling, Projectbemensing, Projectproducten, Teamevaluatie, Teamsamenstelling, Technieken en tools | Tagged | Comments Off on Functie, rol en competentieprofiel

Organisatiestructuur

De organisatiestructuur betreft de manier waarop de taken in een organisatie zijn verdeeld en hoe hierover verantwoording wordt afgelegd. Dit omvat elementen uit zowel de proces- als personele structuur: processtructuur: de manier waarop procesclusters, processen en activiteiten zijn geordend met behulp van procesbeschrijvingen, procedures, werkinstructies, systemen en andere proces-structuurelementen personele

Posted in 6. Uitvoering, Projectproducten, Technieken en tools | Tagged | Comments Off on Organisatiestructuur

Organisaties inrichten zoals ze echt werken

Het organigram laat zien hoe verantwoording over de dagelijkse gang van zaken wordt afgelegd, maar geeft geen houvast bij het verbeteren van werkwijzen en doorvoeren van grote veranderingen. Dit gebeurt namelijk bijna altijd multidisciplinair en dus afdelingsoverschrijdend. Vasthouden aan het organigram als de organisatiestructuur leidt tot allerlei praktijkproblemen: issues worden niet opgelost,

Posted in Analyse en management, Artikelen, Projectproducten | Tagged | Comments Off on Organisaties inrichten zoals ze echt werken


Projectmanagementsite

Projectmanagementsite is een site van professionals voor professionals en van docenten voor studenten. Samen zorgen we voor betere projecten, door het ter beschikking stellen van methoden, modellen en gereedschappen. Of het nu gaat om een bondige uitleg van methoden, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: projectmanagementsite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over projectmanagement.

Wie zijn we?

Projectmanagementsite wordt bijgebouden door gedreven professionals die elk op hun eigen manier een fascinatie hebben voor projectmanagement. Allemaal hebben we hands-on ervaring met het inrichten en uitvoeren van projecten en meestal hebben we ervaring als docent. We stellen onze kennis en ervaring graag ter beschikking voor algemeen gebruik. Wil je ons leren kennen? We stellen ons op de experts pagina aan je voor.

Wat kunnen we voor je betekenen?

Wij managen niet alleen projectmanagementsite.nl, maar zijn ook in ons dagelijks leven actief met projectmanagement bezig; bijvoorbeeld met het trainen en coachen van medewerkers en het zelf managen van projecten. Wil je je verder verdiepen in dit onderwerp? Of heb je behoefte aan ondersteuning van een ervaren trainer, coach of projectmanager? Neem dan gerust contact op. Er is een goede kans dat we je verder kunnen helpen.