Een hiërarchisch processchema is een manier om op een systematische manier bedrijfsprocessen te visualiseren en te ordenen. Het schema ondersteunt de zogenaamde procesdecompositie: het opsplitsen van het totaal aan bedrijfsprocessen in procesclusters en –ketens.
Procesclusters en -ketens kun je groeperen in procescategorieën en vervolgens opsplitsen in bedrijfsprocessen. In onderstaand voorbeeld zijn alleen clusters weergegeven, die zijn gegroepeerd in categorieën. Verderop in dit artikel zie je hoe je ook de onderliggende processen – de processen waaruit het clusters bestaan – opneemt in het hiërarchisch processchema.
In de afbeelding zijn de clusters weergegeven die in de meeste organisatie voorkomen. Deze zijn in het voorbeeld ingedeeld in vier procescategorieën: besturing-, verander-, realisatie- en ondersteunende processen. Kijk voor een toelichting hierop bij proceshiërarchie.
- Besturingsprocessen zijn in het voorbeeld bovenaan geplaatst, zodat zichtbaar is dat deze alle andere processen besturen.
- Ondersteunende processen zijn op de plaats weergegeven waar in een organigram de staf staat en lijken zodoende de andere processen te ondersteunen.
- Veranderprocessen staan ook in de staf, maar aan de andere kant. Ook deze hebben invloed op alle processen, maar op een andere manier: namelijk door verbetermogelijkheden vast te stellen en door te voeren in structurele (proces)aanpassingen.
- Realisatieprocessen staan op de plaats waar in een organigram de lijn staat: onderaan. Dit is de organisatie die zich bezig houdt met het realiseren van de dienstverlening aan de klant.
De procescategorieën die je gebruikt om processen te ordenen verschillen – net als het organigram – van organisatie tot organisatie.
Niet alleen de te gebruiken procescategorieën, maar ook de plaats van procesclusters in het schema staat niet per se vast. Zo is in veel organisaties ‘projectmanagement’ een aparte procescategorie. Maar in organisaties die hun producten en diensten projectmatig realiseren – denk aan het bouwen van kantoren of schepen – zijn dit de realisatieprocessen. Ook de indeling van bijvoorbeeld inkoopprocessen kan bijvoorbeeld verschillen: voor een organisatie die op order inkoopt maken inkoopprocessen onderdeel uit van de realisatieprocessen, terwijl inkoop op voorraad processen vaak als ondersteunende processen worden gezien. En koopt een organisatie zowel op order als op voorraad in, dan kan het heel goed zijn dat er twee inkoopclusters in het schema worden opgenomen – ‘inkoop op order’ en ‘inkoop op voorraad’ – die in andere categorieën vallen. Kortom: het ordenen van processen is maatwerk.
Opsplitsing in processen
Procesclusters bestaan uit processen. Deze kun je in het hiërarchisch processchema weergeven als verdere vertakking van de clusters. In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van zo’n opsplitsing. De blauwe blokken zijn de procesclusters en de onderliggende grijze blokken de processen.
Bovenstaand voorbeeld is overigens duidelijk ‘work-in-progress’: er ontbreken nog verschillende clusters, inclusief alle besturings- en veranderprocessen. Processen zijn bovendien incompleet en staan soms op een onlogische plaats. Het uitwerken van een hiërarchisch processchema is een iteratief proces, waarbij je al doende waarschijnlijk meerdere keren processen opnieuw indeelt en categorieën toevoegt en/of verwijdert, net zo lang tot er een logisch geheel ontstaat. Vaak wordt het schema daarbij al snel groter dan op een pagina past en ontstaan detailschema’s waarin per cluster op een aparte pagina de opsplitsing in processen wordt weergegeven. Je krijgt dan aparte detailschema’s voor bijvoorbeeld de salesprocessen, inkoopprocessen, projectprocessen etc.
Onderstaande indeling kun je als uitgangspunt nemen bij het inventariseren van processen. Maar bedenk dat elke organisatie anders is en de procesindeling daarom ook per organisatie zal verschillen.
Met een hiërarchisch processchema breng je processen op een gestructureerde manier in kaart en hou je het overzicht. Je ziet welke clusters en onderliggende processen er zijn en in welke categorie deze vallen.
Het hiërarchisch processchema laat niet zien hoe de processen samenhangen en informatie met elkaar uitwisselen. Hiervoor maak je per procescluster een procesbeschrijving.
Hoe een proces werkt, hoe de taken zijn verdeeld en welke informatie je hierbij uitwisselt, leg je vast met procedures.
Meer weten over het modelleren en vastleggen van processen? Een goede start bij het modelleren van bedrijfsprocessen vormt de waardeketen van Porter. Lees ook de andere post over dit onderwerp: proceshiërarchie, procesketen en -cluster, procesbeschrijving, procedure, flowchart en SIPOC.
Voor een professionele (door)ontwikkeling en aanpak [ic_add_posts tag=‘expert_Vermoolen’] Meer weten? Wij selecteerden de volgende boeken voor jou. [ic_add_posts tag=’boek_projectproducten’] Aanvullende artikelen