Cookie Consent by FreePrivacyPolicy.com


Procedure

Met een procedure leg je vast hoe een bedrijfsproces werkt. Een procedure beschrijft de opeenvolgende logische stappen (procesloop), de taakverdeling en informatiehandelingen, zonder dat deze in detail worden uitgewerkt. In essentie laat een procedure zien hoe mensen en systemen samenwerken om tot het gewenste resultaat te komen. Het beheren van procedures, gebeurt veelal door proceseigenaren: managers of medewerkers die een specifiek bedrijfsproces beheren.

Een procedure ‘an sich’ is meestal onvoldoende om medewerkers te instrueren; hiervoor zijn ondersteunende werkdocumenten zoals werkinstructies, handboeken, sjablonen, presentaties en andere documenten nodig.

Waarom procedures?

Een proces vastleggen is geen doel op zich, maar kan onder meer nuttig zijn:

  • als praatplaat bij het gezamenlijk ontwerpen en evalueren van werkwijzen
  • bij het in kaart brengen van informatiestomen en taakverdelingen, als voorbereiding op automatisering
  • bij het nadenken over de juist verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
  • voor het opsporen van mogelijkheden om efficiënter en effectiever te werken (kwaliteitsanalyse)
  • bij het opsporen van de precieze oorzaak van klachten en andere issues (issue-analyse),
  • bij het (preventief) in kaart brengen van procesrisico’s (risicoanalyse)
  • bij het toelichten  van werkwijzen (training en instructie)
  • Controleren of de afgesproken werkwijze wordt gevolgd en opsporen van redenen waarom dit eventueel niet zo is. (audits)
  • bij het communiceren (pinpointen) van aanpassingen van de werkwijze

Een procedure is dus, mits goed toegepast, een nuttig gereedschap bij het bedenken, afstemmen, communiceren  en verbeteren van werkwijzen. Of procedures verstarren of juist het aanpassen van een werkwijze vergemakkelijken, ligt niet aan het gereedschap, maar aan de manier waarop je dit hanteert.

Procedure onderdelen

Een procedure bevat onder meer de volgende elementen:

  • Het procesdoel: het nut van het proces
  • Toepassingsgebied: waar en wanneer de procedure geldig is
  • Kaders: aan welke interne en externe eisen en wensen de procedure moet voldoen?  (oa. wetgeving, interne en externe normen)
  • De procesloop: de opeenvolgende activiteiten (stappen) die leiden tot de totstandkoming van het procesresultaat
  • Een opsomming van de belangrijkste handelingen waaruit een activiteit bestaat
  • De rolverdeling tussen de betrokkenen
  • De input die voor het uitvoeren van de verschillende activiteiten nodig is (bv. informatie, gereedschap, materiaal etc.)
  • De output die tijdens de uitvoering van de activiteiten wordt gegenereerd

Daarnaast heeft een procedure meestal paragrafen voor versiebeheer, kaders, gebruikte registraties en proces-managementinformatie. Steeds vaker wordt ook een procesrisicoanalyse opgenomen in de procedure.

Combineren van vastleggingstechnieken
Voor het vastleggen van een proces kun je het beste een aantal technieken combineren. Onderstaande combinatie van een flowchart, RASCI (Nederlands: VEORI) en handelingsschema wordt bijvoorbeeld veel gebruikt.  Door deze elementen te combineren (zie afbeelding), zie je in een enkel overzicht de elementen in hun onderlinge relatie. Bovendien is in de kolommen van de flowchart de zg. SIPOC indeling terug te vinden. Combineren van tekstuele en grafische weergave geeft een totaalbeeld en vergemakkelijkt de informatieopname. Door activiteiten- en informatiestromen, taakverdeling en toelichting daarop in een enkele weergave combineren, verschaf je dus veel onderling samenhangende informatie, zonder dat dit leidt tot extra complexiteit.

  • In de flowchart aan de linkerkant, zie je SIPOC
    • Input: de binnenkomende informatie en (tussen haakjes) de bron daarvan.
    • Procesflow: een gedeelte van de activiteiten die worden uitgevoerd. Samen vormen deze de procesloop. In het voorbeeld is een uitsnede gemaakt: in werkelijkheid loopt de activiteitenstroom door: producten moeten nadat ze zijn beoordeeld worden gerepareerd of afgevoerd en er volgen nog allerlei administratieve handelingen, rapportages en evaluaties.
    • Output: de documenten en andere output die wordt gegenereerd en (tussen haakjes) de ontvanger;
  • In het midden staat de bijbehorende RASCI (Nederlands: VEORI) tabel. Hiermee geef je de taakverdeling weer. Kijk bij de post over RASCI voor de betekenis van dit acroniem.
  • Rechts van de figuur staat het zg. handelingenschema. Hierin maak je een actief geschreven opsomming van de handelingen die moeten worden uitgevoerd: ‘doe dit, doe dat, doe zus, doe zo’. Let op: het gaat er hierbij om dat je duidelijk maakt wat de bedoeling is

Tip: In een procedure leg je uit wat er moet gebeuren, maar probeer niet uit te leggen hoe dit moet gebeuren, want dan creëer je lange, onleesbare procedures. Heb je detailuitleg nodig? Denk dan aan werkinstructies, handboeken, instructiefilmpjes ed.

Zie de artikelen over proceshiërarchie en documenthiërarchie voor uitleg over het opzetten van een gelaagd procesmanagementsysteem. Zelf een proces beschrijven en op zoek naar een sjabloon? Download hier een proceduresjabloon.

Meer weten over het modelleren en vastleggen van processen? Lees ook de andere post over dit onderwerp: procesketen en -cluster, procesbeschrijving, procedure, flowchart en SIPOC.

Voor een professionele (door)ontwikkeling en aanpak

Matthijs Vermoolen

Matthijs helpt ondernemers en managers hun organisaties te ontwikkelen met raad en daad. Theorie in de praktijk! Matthijs heeft zich gespecialiseerd in organisatieontwikkeling en heeft hierover twee boeken en diverse artikelen voor vakbladen geschreven. Matthijs heeft zowel ervaring als ondernemer, manager en adviseur en slaat gemakkelijk de brug tussen idee

Posted in Experts | Tagged | Comments Off on Matthijs Vermoolen
Meer weten? Wij selecteerden de volgende boeken voor jou.

Kwaliteitsmanagement

‘Kwaliteitsmanagement’ is een praktijkgericht boek dat studenten leert hoe zij zelf de eerste stappen kunnen zetten in het traject van kwaliteitszorg binnen een organisatie. Een onderwerp dat steeds belangrijker wordt in een tijd waarin organisaties niet alleen meer kunnen concurreren op prijs of product maar ook aandacht moeten schenken aan

Posted in Analyse en management, Boeken, Projectproducten | Tagged | Comments Off on Kwaliteitsmanagement

Managen van processen

‘Management van processen’ is een nuttig en praktisch boek voor iedereen die zich in het fenomeen van processen wil verdiepen. Bijvoorbeeld om algemene bedrijfskundige kennis te vergaren, om zich kwaliteitsmanagement eigen te maken of om beter te begrijpen wat procesmanagement inhoudt. Het organiseren staat centraal, niet de organisatie of de

Posted in Analyse en management, Boeken, Projectproducten | Tagged | Comments Off on Managen van processen

Horizontaal organiseren

Renco Bakker en Teun Hardjono leggen in dit boek verbanden tussen onderwerpen als functiedenken, procesmanagement, kwaliteit en procesgericht werken, Six Sigma, lean management, verkokering, horizontalisering, sociale dynamiek en dienend leiderschap. Ze laten zien wat procesgericht werken kan opleveren: een gestroomlijnde operatie, goed functionerende procesteams, een geïntegreerde procesarchitectuur, krachtige sociale netwerken

Posted in Analyse en management, Boeken, Projectproducten | Tagged | Comments Off on Horizontaal organiseren
Aanvullende artikelen

Organisaties inrichten zoals ze echt werken

Het organigram laat zien hoe verantwoording over de dagelijkse gang van zaken wordt afgelegd, maar geeft geen houvast bij het verbeteren van werkwijzen en doorvoeren van grote veranderingen. Dit gebeurt namelijk bijna altijd multidisciplinair en dus afdelingsoverschrijdend. Vasthouden aan het organigram als de organisatiestructuur leidt tot allerlei praktijkproblemen: issues worden niet opgelost,

Posted in Analyse en management, Artikelen, Projectproducten | Tagged | Comments Off on Organisaties inrichten zoals ze echt werken


Projectmanagementsite

Projectmanagementsite is een site van professionals voor professionals en van docenten voor studenten. Samen zorgen we voor betere projecten, door het ter beschikking stellen van methoden, modellen en gereedschappen. Of het nu gaat om een bondige uitleg van methoden, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: projectmanagementsite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over projectmanagement.

Wie zijn we?

Projectmanagementsite wordt bijgebouden door gedreven professionals die elk op hun eigen manier een fascinatie hebben voor projectmanagement. Allemaal hebben we hands-on ervaring met het inrichten en uitvoeren van projecten en meestal hebben we ervaring als docent. We stellen onze kennis en ervaring graag ter beschikking voor algemeen gebruik. Wil je ons leren kennen? We stellen ons op de experts pagina aan je voor.

Wat kunnen we voor je betekenen?

Wij managen niet alleen projectmanagementsite.nl, maar zijn ook in ons dagelijks leven actief met projectmanagement bezig; bijvoorbeeld met het trainen en coachen van medewerkers en het zelf managen van projecten. Wil je je verder verdiepen in dit onderwerp? Of heb je behoefte aan ondersteuning van een ervaren trainer, coach of projectmanager? Neem dan gerust contact op. Er is een goede kans dat we je verder kunnen helpen.