De term procesbeschrijving heeft twee betekenissen. Het is een containerbegrip voor alles wat met het beschrijven van bedrijfsprocessen te maken heeft en tevens een specifiek soort document, waarmee je procesketens en/of clusters op hoog abstractieniveau vastlegt.
In een procesbeschrijvingen laat je zien uit welke processen een procesketen of cluster bestaat, beschrijf je deze op hoofdlijnen en laat je zien hoe deze samenhangen. De procesbeschrijvingen vormen samen het ontwerp – de blauwdruk – van de organisatie. Dit noem je ook wel de procesarchitectuur.
Een procesbeschrijving laat zien welke uit welke processen een procescluster bestaat en toont de belangrijkste informatie-uitwisseling tussen die processen (de zg. procesinterfaces). Een procesbeschrijving is beschrijvend van aard en de processen zelf vormen grotendeels een ‘black box’. Er kan is weliswaar bondig worden beschreven wat een proces inhoudt, maar alleen met het doel om te snappen waarvoor een proces dient en niet om uit te leggen welke activiteiten er plaatsvinden en hoe die moeten worden uitgevoerd.
Er bestaan geen vaste afspraken over de te gebruiken vastleggingstechniek, maar een veelgebruikte techniek is de zwembaan (Engels: swimlane). Hierin teken je de processen die samen een cluster of keten vormen. Voor het weergegeven van processen gebruik je bij voorkeur gestandaardiseerde symbolen. In bovenstaande swimlane worden processen weergegeven als ‘blokje’ met twee extra verticale lijnen. Dit is het gestandaardiseerde symbool voor een vooraf ingesteld proces. Dit wil zeggen dat de bijbehorende procestappen elders zijn omschreven (namelijk in de bijbehorende procedure). De informatie-uitwisseling tussen de processen teken je als pijlen, al dan niet in twee richtingen.
Naast de bovengenoemde kernelementen, bevat een procesbeschrijving meestal een aantal paragrafen voor versiebeheer, verwijzingen naar normen en bijvoorbeeld een risicoanalyse op hoofdlijnen. De in de swimlane getekende processen en interfaces licht je toe met korte beschrijvende tekstblokjes (enkele zinnen), waarin je alleen de essentie ervan weergeeft. Wat er precies gebeurt en wie hierbij betrokken zijn is niet relevant. Er geldt: hoe minder informatie hoe beter. Het gaat erom dat je snapt waar de processen in de procesbeschrijving voor dienen en samenhangen; niet minder en vooral niets meer. Hoe meer informatie je namelijk geeft, hoe moeilijker het voor de lezer wordt het overzicht te behouden.
Tips:
- Wil je de werkwijze en samenwerking beschrijven, doe dat dan niet in de procesbeschrijving zelf, maar maak een bijbehorende procedure). Voor meer informatie over de verschillende niveaus van procesvastlegging: kijk bij proceshiërarchie.
- Zorg dat een proces dat je weergeeft in de procesbeschrijving 1:1 correspondeert met de onderliggende procedures. Heb je meerdere procedures beschreven, teken deze dan ook als separate processen in de procesbeschrijving. Doe je dat niet, dan mist de aansluiting tussen de niveaus van de proceshiërarchie, wat ten koste gaat van de vindbaarheid en onderhoudbaarheid van de beschrijving.
Download hier een Sjabloon procesbeschrijving. De swimlane kun je openen in Microsoft Visio door deze rechts te klikken. Je hebt hiervoor natuurlijk wel een installatie van Visio nodig. Geen Visio? Er zijn online verschillende andere tools voor het tekenen van swimlanes, flowcharts en andere schematechnieken te vinden.
Meer weten over het modelleren en vastleggen van processen? Lees de andere post over dit onderwerp: proceshiërarchie, documenthiërarchie, procesketen en -cluster, procedure, flowchart, RASCI(VEORI) en SIPOC.
Voor een professionele (door)ontwikkeling en aanpakMatthijs Vermoolen
Matthijs helpt ondernemers en managers hun organisaties te ontwikkelen met raad en daad. Theorie in de praktijk! Matthijs heeft zich gespecialiseerd in organisatieontwikkeling en heeft hierover twee boeken en diverse artikelen voor vakbladen geschreven. Matthijs heeft zowel ervaring als ondernemer, manager en adviseur en slaat gemakkelijk de brug tussen idee
Kwaliteitsmanagement
‘Kwaliteitsmanagement’ is een praktijkgericht boek dat studenten leert hoe zij zelf de eerste stappen kunnen zetten in het traject van kwaliteitszorg binnen een organisatie. Een onderwerp dat steeds belangrijker wordt in een tijd waarin organisaties niet alleen meer kunnen concurreren op prijs of product maar ook aandacht moeten schenken aan
Managen van processen
‘Management van processen’ is een nuttig en praktisch boek voor iedereen die zich in het fenomeen van processen wil verdiepen. Bijvoorbeeld om algemene bedrijfskundige kennis te vergaren, om zich kwaliteitsmanagement eigen te maken of om beter te begrijpen wat procesmanagement inhoudt. Het organiseren staat centraal, niet de organisatie of de
Horizontaal organiseren
Renco Bakker en Teun Hardjono leggen in dit boek verbanden tussen onderwerpen als functiedenken, procesmanagement, kwaliteit en procesgericht werken, Six Sigma, lean management, verkokering, horizontalisering, sociale dynamiek en dienend leiderschap. Ze laten zien wat procesgericht werken kan opleveren: een gestroomlijnde operatie, goed functionerende procesteams, een geïntegreerde procesarchitectuur, krachtige sociale netwerken
Organisaties inrichten zoals ze echt werken
Het organigram laat zien hoe verantwoording over de dagelijkse gang van zaken wordt afgelegd, maar geeft geen houvast bij het verbeteren van werkwijzen en doorvoeren van grote veranderingen. Dit gebeurt namelijk bijna altijd multidisciplinair en dus afdelingsoverschrijdend. Vasthouden aan het organigram als de organisatiestructuur leidt tot allerlei praktijkproblemen: issues worden niet opgelost,