Een projectplanning is pas nuttig als mensen er ook daadwerkelijk mee werken. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk ligt hier precies de plek waar het het vaakst misgaat. De planning wordt gemaakt, goedgekeurd en vervolgens nauwelijks meer geopend. Niet omdat het project soepel verloopt, maar omdat de planning te omslachtig is om bij te houden.
De keuze voor het juiste format en de juiste tool bepaalt voor een groot deel of een planning levend blijft of een statisch document wordt.
Formats: structuur kiezen die bij het werk past
De gantt planning is het meest gebruikte format in projectmanagement. Het laat taken zien als horizontale balken op een tijdlijn, wat in één oogopslag duidelijk maakt wat wanneer moet gebeuren en hoe taken zich tot elkaar verhouden. Een balkenplanning of strokenplanning is daarmee niet alleen een planningsinstrument, maar ook een communicatiemiddel richting opdrachtgevers en stakeholders.
Voor projecten met duidelijke fasen en een vaste volgorde van activiteiten werkt de gantt planning uitstekend. Voor meer iteratieve werkwijzen, zoals in softwareontwikkeling, past een kanban-bord vaak beter: taken worden niet gepland op een tijdlijn, maar beheerd in kolommen die de status weergeven.
Een veelgemaakte fout is het format kiezen op basis van wat de tool biedt, in plaats van wat het project vraagt. Wie gewend is aan een bepaald systeem, past dat systeem ook toe op projecten waarvoor het minder geschikt is.
Tools: van spreadsheet tot planning software
Excel is voor veel mensen het startpunt. Voor kleine, enkelvoudige projecten is dat geen probleem: er zijn bruikbare project planning templates beschikbaar en de tool is direct voorhanden. Maar een planning maken in Excel heeft structurele beperkingen zodra het project groeit. Afhankelijkheden beheren, voortgang bewaken en samenwerken aan dezelfde planning zijn in Excel omslachtig of simpelweg niet goed mogelijk.
Online planning tools lossen een deel van die problemen op. Ze werken in de browser, iedereen ziet dezelfde actuele versie, en de meeste zijn zonder uitgebreide training te gebruiken. Het aanbod is groot en de onderlinge verschillen ook: van eenvoudige taakborden tot volwaardige project planning tools met tijdlijnen, afhankelijkheidsbeheer en rapportagefuncties.
Het is de moeite waard om daarbinnen ook te kijken naar Tom’s Planner, een planning tool van Nederlandse bodem. Waar veel tools in dit segment steeds meer functies toevoegen, kiest Tom’s Planner bewust voor eenvoud: een digitaal planbord dat snel op te zetten is en weinig uitleg vraagt. TechCrunch omschreef het als een tool die “eenvoudig te gebruiken is, zelfs voor gebruikers die niet bijzonder technisch onderlegd zijn.” Voor teams die behoefte hebben aan een heldere, gedeelde planning zonder de complexiteit van zware software, is dat een relevante eigenschap. De tool beschikt bovendien over een uitgebreide bibliotheek met project planning templates voor uiteenlopende sectoren.
Aan het andere einde van het spectrum staan pakketten als Microsoft Project en Primavera P6. Die zijn gebouwd voor grootschalige projecten met veel afhankelijkheden en resources, maar vragen een substantiële investering in tijd en training. Voor veel organisaties is dat meer dan nodig.
De valkuilen
De grootste valkuil is kiezen op basis van mogelijkheden in plaats van gebruik. Een uitgebreide planning software die alleen de projectmanager begrijpt, is minder effectief dan een eenvoudige online planner die het hele team dagelijks raadpleegt.
Een tweede valkuil is de planning als eindproduct zien. Een goede project planning is een werkinstrument: het wordt bijgesteld als de werkelijkheid verandert, niet bewaard als bewijs dat er ooit een plan was. Dat vraagt om een tool die aanpassen laagdrempelig maakt, en om een werkwijze waarbij de planning ook echt centraal staat in het projectoverleg.
De keuze voor format en tool is uiteindelijk een keuze over hoe een team wil samenwerken. Een planning maken die aansluit bij de manier van werken, heeft meer waarde dan een technisch perfecte oplossing die in de praktijk wordt omzeild. Een goed planbord begint met de vraag wat het team nodig heeft, niet met wat de software kan.