Bij kleine projecten ligt de focus vaak op de inhoud. De opdracht, dat wat er moet worden opgeleverd en de planning krijgen voorrang op al het andere. Het klinkt logisch, maar wat als de administratie daardoor te weinig aandacht krijgt?
Veel van de projecten lopen uit, ondanks dat er methodes voor projectmanagement worden toegepast. De taken worden verdeeld en er worden deadlines afgesproken, maar toch lukt het niet. In veel gevallen heeft dat te maken met beheersing. En met een heel praktische oorzaak: gebrekkige urenregistratie.
Als uren achteraf worden ingeschat
Projecten gaan vaak goed van start. Met een idee over de scope, de planning en de benodigde inspanning. De vraag is hoe die inspanning vervolgens wordt geregistreerd. Een boekhoudprogramma kan daarbij helpen.
Vaak worden de uren nog handmatig bijgehouden, door die achteraf in te schatten. Dat gebeurt bovendien verspreid over meerdere systemen, of zelfs op papier. Wie niet structureel registreert komt vroeg of laat in de problemen. Misschien niet terwijl het project loopt, maar wel op het moment dat dit moet worden afgerond.
Meer uren gemaakt
Wat gebeurt er als blijkt dat er structureel meer uren zijn gemaakt dan begroot? Omdat bepaalde taken veel meer tijd hebben gekost dan vooraf werd verwacht? Als afwijkingen niet op tijd zijn gesignaleerd is de kans groot dat bijsturen niet meer mogelijk is. De kosten zijn gemaakt en de planning is al overschreden. De marge is eruit, terwijl registratie zo simpel was geweest.
Het online boekhoudprogramma maakt dit makkelijk. Ook zonder boekhouder Rotterdam of een specialist op een andere plek in Nederland. Vooral bij kleinere projecten is het heel goed mogelijk om dit allemaal zelf bij te houden. Dat zorgt voor meer controle over het project, en meer bijzonder over de gemaakte uren.
Urenregistratie om projecten te beheersen
Binnen grotere organisaties is het structureel registreren van uren een vanzelfsprekendheid. De uren worden vastgelegd en worden gekoppeld aan projecten. In kleinere organisaties is dat helaas niet zo gebruikelijk. Jammer, omdat de impact daar vaak veel groter is.
Door uren te registreren krijgen ondernemers inzicht in de voortgang. En misschien wel belangrijker, het wordt duidelijk als er sprake is van een afwijking. De registratie van uren maakt onderbouwing naar de opdrachtgever mogelijk. En zorgt voor betere input richting toekomstige projecten, om die beter in te schatten.