googletag.pubads().setRequestNonPersonalizedAds(0)


Stakeholdersanalyse

Met een stakeholdersanalyse breng je de belanghebbenden en hun belangen in beeld en kijk je hier je hier het beste mee om kunt gaan. Elk project heeft stakeholders. Dit kan elke partij – individu of organisatie – zijn die een legitiem belang heeft bij een project. Dit wil zeggen dat er een goede reden is waarom een partij betrokken is of zich betrokken voelt.
Stakeholders kun je op verschillende manieren indelen. Een gangbaar onderscheid is primair-secundair. Deze indeling is een indicatie voor de afstand tot het project.

  • Primaire stakeholders staan dicht bij het project. Ze zijn meestal direct betrokken, werken mee en dragen bij aan het resultaat. Dit zijn enerzijds interne partijen, zoals projectmanager, projectteam, stuurgroep en opdrachtgever, maar ook externe partijen zoals leveranciers, aandeelhouders, en media.
  • Secundaire stakeholders staan wat verder van het project af, maar hebben hierbij wel een belang, bijvoorbeeld doordat het project ingrijpt op de leefomgeving of andere persoonlijk of algemene belangen raakt. Ondanks dat de afstand wat groter is, is er wel sprake van betrokkenheid in combinatie met een legitiem belang. Denk bijvoorbeeld aan concurrenten, kennisinstituten, overheid en belangenverenigingen.

Een andere stakeholderindeling is die in interne, externe en interface stakeholder.

  • Een interne stakeholder maakt deel uit van de organisatie of projectteam die het project uitvoert.
  • Een externe stakeholder is een partij die betrokken is bij het project, maar geen deel uitmaakt van de projectorganisatie of de organisatie waar deze deel van uitmaakt.
  • Een interface stakeholder is niet bij het project betrokken, maar vertegenwoordigt een groep die een legitiem belang bij het project heeft. Denk bijvoorbeeld aan een vakvereniging die het de belangen van het personeel vertegenwoordigt of de overheid die het algemeen belang vertegenwoordigt.

Het is zaak belanghebbenden te managen en de stakeholdersanalyse vormt hierbij het uitgangspunt. Het in kaart brengen van de stakeholders kun je op verschillende manieren aanpakken. Bijvoorbeeld door het volgen van de volgende logische stappen:

Stap 1: Identificeer stakeholders
Begin met het in kaart brengen van de belanghebbenden. Gezien de complexiteit van een gemiddeld project en het aantal partijen dat bij hierbij betrokken is, valt het aan te bevelen hierbij meerdere managers en medewerkers te betrekken. De kans op een dat er partijen gemist worden is dan meteen een stuk kleiner. Vaak is de eerste stap bij het identificeren van stakeholders een brainstormsessie. Maar ook de betrokkenen los van elkaar een lijst van belanghebbenden maken, werkt in de praktijk vaak goed.

Stap 2: Categoriseer stakeholders
Na een eerste inventarisatie deel je de stakeholders in, in categorieën. Noteer hiervoor bijvoorbeeld de stakeholders in onderstaande tabel. De vooringevulde stakeholders maak je hierbij expliciet (noem bijvoorbeeld de soorten klanten en namen van de vakverenigingen). De indeling en de vooringevulde soorten stakeholders helpen te controleren of de inventarisatie volledig is. Betrek hierbij opnieuw degenen die de oorspronkelijk inventarisatie hebben gemaakt. Dit kan door:

  • Het overzicht opnieuw rond te sturen en opnieuw te laten beoordelen en aanvullen door degenen die de eerste inventarisatie hebben gemaakt;
  • Het overzicht voorafgaand aan het prioriteren van de stakeholders (stap 3) gezamenlijk door te spreken en te controleren op juistheid en volledigheid.

Stap 3: Prioriteer stakeholders

Prioriteren van stakeholders is meestal een gezamenlijke activiteit, waarbij de groep de verschillende stakeholders bespreekt en indeelt. Dit gebeurt meestal op basis van twee criteria:
1. De invloed/macht die belanghebbenden hebben. Dit is de mate waarin een stakeholder zijn wil kan opleggen, bijvoorbeeld op basis van wettelijke bevoegdheden, formele macht zoals de positie in de organisatie of maatschappij, informele macht zoals kennis of goodwill, geld of door het uitoefenen van invloed op andere stakeholders.
2. Het belang dat de stakeholder bij het project heeft. In hoeverre hebben stakeholders baat bij het project of ondervinden zij hier hinder van.
Stakeholders die zich in hun belangen geschaad voelen of baat bij het project hebben, zullen eerder de invloed die ze hebben proberen uit te oefenen, met alle gewenste en ongewenste effecten van dien. En naarmate ze hierbij meer invloed en macht hebben, zal dit meer impact hebben. Afhankelijk van de invloed/macht die stakeholders hebben en de mate van belang die ze bij het project hebben, is een andere aanpak nodig.

Stap 4: Bepaal stakeholdersaanpak
De categorisering geeft een eerste indicatie voor een passende benadering van de verschillende stakeholders. Dit is de eerste aanzet voor de stakeholderstrategie:

  • Stakeholders die weinig invloed en macht hebben en bovendien weinig belangen hebben bij het project, kun je zien als toeschouwers. Je moet ze weliswaar in de gaten houden (monitoren), maar verder hoef je aan dit type stakeholders niet teveel aandacht te schenken.
  • Stakeholders die weinig invloed en macht hebben, maar wel grote belangen hebben bij het project, moet je van de juiste informatie voorzien. Deze groep geïnteresseerden hou je tevreden door ze goed te informeren over de manier waarop je hun belangen meeweegt in het project.
  • Stakeholders met veel invloed, maar weinig belangen bij het project, de zogenaamde beïnvloeders, kunnen veel schade aanrichten als ze zich tegen het project zouden keren. Je voorkomt dat dit type stakeholders hun macht en invloed tegen het project aanwendt door ze tevreden te houden.
  • Stakeholders met zowel veel macht en invloed als een grote belangen bij het project, zijn de belangrijkste categorie. Dit zijn de sleutelfiguren die een project kunnen maken of breken. Sleutelfiguren moet je heel goed in de gaten houden en vertroetelen.
    Let op dat je aantekeningen maakt van de motivatie om stakeholders te categoriseren. Het gaat er niet alleen om ze ‘in een hokje te plaatsen’, maar vooral om inzicht te krijgen in de redenen die hieraan ten grondslag liggen. Er is vaak ander onderzoek nodig om de motieven en machtspositie stakeholders te verhelderen Werk de motivatie per stakeholder uit..

Stap 5: Bepaal relaties tussen de stakeholders
Stakeholders zijn geen los van elkaar bestaande ‘elementen’, maar vormen een netwerk van elkaar beïnvloedende partijen. Consumenten klagen bij consumentenorganisaties, vakbonden luisteren naar hun leden, de pers is op zoek naar nieuws en beïnvloedt de publieke opinie. Voor een goede stakeholdersanalyse zijn dus niet alleen de stakeholders zelf, maar ook de relaties hiertussen van belang. Het relatienetwerk kun je bijvoorbeeld zo in kaart brengen:

  • Teken een aantal concentrische cirkels, die de afstand tot het project vertegenwoordigen. Gebruik hierbij bijvoorbeeld de indeling zoals onderstaand weergegeven, maar als dat nuttig is, kun je ook andere indelingen gebruiken.
  • Teken de stakeholders in de afbeelding in een ring die past bij hun afstand tot het project.
  • Loop de stakeholders systematisch af en bepaal de relaties met andere stakeholders. Teken deze als lijnen en nummer deze.
  • Werk de relaties uit. Net als bij het in kaart brengen van de stakeholders gaat het niet alleen om het eindresultaat, maar is het vooral de onderliggende motivatie die inzicht geeft. Ook dit kan leiden tot nader onderzoek.
  • Gelukt? Dan is de stakeholdersanalyse gereed. Je hebt de invloed & belangen van en relaties tussen de stakeholders in kaart gebracht. Hiermee leg je het fundament voor een passende stakeholdersstrategie.
Aanvullende artikelen

Achtergrond: What Is Mendelow’s Matrix And How Is It Useful?

Stakeholders are important to identify and to manage in order for our businesses and/or projects to have a high chance of success, but how can we ensure we use our limited resources – time and money – in an efficient way? This is where Mendelow’s Matrix can help make our

Posted in Stakeholderanalyse | Tagged | Comments Off on Achtergrond: What Is Mendelow’s Matrix And How Is It Useful?


Projectmanagementsite

Projectmanagementsite is een site van professionals voor professionals en van docenten voor studenten. Samen zorgen we voor betere projecten, door het ter beschikking stellen van methoden, modellen en gereedschappen. Of het nu gaat om een bondige uitleg van methoden, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: projectmanagementsite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over projectmanagement.

Wie zijn we?

Projectmanagementsite wordt bijgebouden door gedreven professionals die elk op hun eigen manier een fascinatie hebben voor projectmanagement. Allemaal hebben we hands-on ervaring met het inrichten en uitvoeren van projecten en meestal hebben we ervaring als docent. We stellen onze kennis en ervaring graag ter beschikking voor algemeen gebruik. Wil je ons leren kennen? We stellen ons op de experts pagina aan je voor.

Wat kunnen we voor je betekenen?

Wij managen niet alleen projectmanagementsite.nl, maar zijn ook in ons dagelijks leven actief met projectmanagement bezig; bijvoorbeeld met het trainen en coachen van medewerkers en het zelf managen van projecten. Wil je je verder verdiepen in dit onderwerp? Of heb je behoefte aan ondersteuning van een ervaren trainer, coach of projectmanager? Neem dan gerust contact op. Er is een goede kans dat we je verder kunnen helpen.