Rollen, functies en competenties leg je vast in profielen. Hierin beschrijf je welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheid medewerkers hebben en welke competenties een medewerker moet hebben om deze taken naar behoren te kunnen uitvoeren.
Functie
Een functie betreft de formele positie in de organisatiestructuur (het organigram), waaraan meestal een beloningsstructuur is gekoppeld. Een functie bestaat meestal uit één of meerdere rollen. Zo zal bijvoorbeeld een planner/werkvoorbereider de rol van zowel planner als van werkvoorbereider spelen: rollen waarvoor andere taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden gelden en die je ook bij twee verschillende medewerkers zou kunnen onderbrengen.
Rol
Een rol betreft een aantal met elkaar samenhangende taken, met de bijbehorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden, die een manager medewerker speelt. Een rol definieer je dus op basis van de inhoud van en samenhang tussen werkzaamheden. Een functie kan uit meerdere rollen bestaan en een rol kan ook in meerdere functies worden gespeeld
Competentie
Om een rol te kunnen uitvoeren moet je competent zijn. Competenties zijn de kennis, kunde en vaardigheden die iemand moet hebben om een rol naar behoren te kunnen uitvoeren. Deze competenties kunnen – afhankelijk van de rol die iemand moet spelen – zowel inhoudelijke als mensgericht zijn (zg. harde en zachte competenties) en zowel kennis, kunde en vaardigheden omvatten. Onderstaande tabel geeft hiervan enkele voorbeelden.
In essentie is iemand competent als deze over alle competenties geschikt die voor de roluitvoering nodig zijn. Welke dit zijn kan per rol sterk verschillen. Dat iemand geschikt is voor de ene rol, wil niet zeggen dat deze ook andere rollen zonder meer kan vervullen. Een goede afdelingsmanager is niet per se automatisch een goede projectmanager en zal daartoe eerst de benodigde competenties moeten verwerven.
Relatie tussen rol en functie
Om het aantal documenten te beperken kun je soms rol-, functie en competentieprofielen combineren. In de meest zuivere vorm verwijst een functie echter naar bijbehorende rolprofielen en verwijzen rolprofielen weer naar de bijbehorende competenties. Maar omgekeerd is een rol niet altijd 1:1 gekoppeld aan een functie. Rollen kunnen soms namelijk ook aan meerdere functies zijn gekoppeld en zijn soms helemaal niet gekoppeld.
Zo kan bijvoorbeeld de rol van bedrijfshulpverlener (BHV-er) prima worden vastgelegd als combinatie van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en bijbehorende competentieprofiel, maar is deze rol in de praktijk meestal niet gekoppeld aan een functie en komt deze in de meeste organisaties ook niet voor in het organigram. Hetzelfde geldt voor rollen als proceseigenaar en procesexpert.
Een veel voorkomend voorbeeld van een rol die zowel als aparte functie kan worden vastgelegd, maar ook vaak wordt gespeeld als onderdeel van een andere functie en/of zonder dat deze aan een functieprofiel gekoppeld is die van ‘projectleider’. Soms zijn medewerkers full-time ‘projectleider’ en als zodanig zichtbaar in het organigram. Maar soms ook spelen lijn- of stafmedewerkers deze rol vanuit hun functie of zonder dat dit specifiek is benoemd in hun functieprofiel. Projectleider is in dat geval zowel een functie, als een rol die medewerkers kunnen spelen naast hun ‘gewone’ functie. De rolinhoud en bijbehorende competenties zijn in beide gevallen echter hetzelfde.
Als je een andere of aanvullende rol gaat spelen, kan het dus zijn dat je (ook) aan een ander competentieprofiel moet gaan voldoen en bijvoorbeeld eerst een specifieke opleiding of training volgen of worden gecoacht om specifieke vaardigheden te ontwikkelen. Onderstaand overzicht kun je gebruiken om competenties te ordenen.
Meer weten over het modelleren en vastleggen van de personele structuur en de bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden? bekijk dan de artikelen over organisatiestructuur, procedure.en RASCI (VEORI)
Meer weten over het vastleggen van processen? Lees dan ook de artikelen over proceshiërarchie, procesketen en -cluster, procesbeschrijving, flowchart en SIPOC.
Voor een professionele (door)ontwikkeling en aanpakKwaliteitsmanagement
‘Kwaliteitsmanagement’ is een praktijkgericht boek dat studenten leert hoe zij zelf de eerste stappen kunnen zetten in het traject van kwaliteitszorg binnen een organisatie. Een onderwerp dat steeds belangrijker wordt in een tijd waarin organisaties niet alleen meer kunnen concurreren op prijs of product maar ook aandacht moeten schenken aan
Managen van processen
‘Management van processen’ is een nuttig en praktisch boek voor iedereen die zich in het fenomeen van processen wil verdiepen. Bijvoorbeeld om algemene bedrijfskundige kennis te vergaren, om zich kwaliteitsmanagement eigen te maken of om beter te begrijpen wat procesmanagement inhoudt. Het organiseren staat centraal, niet de organisatie of de
Horizontaal organiseren
Renco Bakker en Teun Hardjono leggen in dit boek verbanden tussen onderwerpen als functiedenken, procesmanagement, kwaliteit en procesgericht werken, Six Sigma, lean management, verkokering, horizontalisering, sociale dynamiek en dienend leiderschap. Ze laten zien wat procesgericht werken kan opleveren: een gestroomlijnde operatie, goed functionerende procesteams, een geïntegreerde procesarchitectuur, krachtige sociale netwerken