Organisatiestructuur

De organisatiestructuur betreft de manier waarop de taken in een organisatie zijn verdeeld en hoe hierover verantwoording wordt afgelegd. Dit omvat elementen uit zowel de proces- als personele structuur:

• processtructuur: de manier waarop procesclusters, processen en activiteiten zijn geordend met behulp van procesbeschrijvingen, procedures, werkinstructies, systemen en andere proces-structuurelementen
• personele structuur: de manier waarop de medewerkers zijn georganiseerd met behulp van een organigram, functie- en rol beschrijvingen, vaardighedenmatrices en andere personele structuurelementen.

De organisatiestructuur omvat dus veel meer dan alleen een organigram. Onderstaand overzicht laat het organigram zien in de context van andere structuurelementen, die je in de meeste organisaties aantreft. Samen vormen deze de organisatiestructuur.

Klik op de afbeelding voor een printbare versie

De structuurelementen waaruit een organisatiestructuur is opgebouwd verschillen per organisatie, maar de volgende zijn in vrijwel alle organisaties te herkennen. Merk op dat aan de linkerkant van de figuur de elementen zijn weergegeven die samen de procesorganisatie vormen. Aan de rechterkant vind je de personele organisatie. E.e.a. komt samen bij de managementinformatie.

• Procesorganisatie Bij het organiseren van processen doorloop je de proceshiërarchie, waarbij je er steeds bewust voor kiest een niveau dieper te gaan: een proces dat je identificeert beschrijf je alleen als dat nodig is en ook niet gedetailleerder dan dat nodig is. Op het hoogste niveau, identificeer je de processen alleen en orden je deze in een hiërarchische structuur: de procesboom. Dit kan bijvoorbeeld met een hiërarchisch processchema. De geïdentificeerde processen hangen met elkaar samen door de goederen en informatie die ze met elkaar uitwisselen. Met procesbeschrijvingen laat je deze samenhang zien. Een niveau dieper beschrijf je de werking van een proces op hoofdlijnen. Dit doe je met procedures, waarin je de logische stappen (activiteiten) waaruit een proces bestaat visualiseert – vaak in een flowchart -, die je koppelt aan medewerkers (taken) en waarin je ook de benodigde input en geleverde output vastlegt. Wil je precies toelichten hoe men een activiteit van een proces moet uitvoeren, dan kun je per activiteit werkinstructies en andere detaildocumenten uitwerken. Net zoveel als nodig is om het proces afdoende vast te leggen.
• Personele organisatie Ook bij het beschrijven van de personele organisatie werk je vanuit een hiërarchisch overzicht: het organigram, waarin medewerkers zijn gegroepeerd op basis van hun  functie, rol en/of afdeling. Vervolgens bepaal je in welke processen de medewerkers een rol spelen en legt dat desgewenst vast in een procesoverzicht. De verschillende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die bij een rol horen kun je vastleggen in een rol en/of functieprofiel. De  kennis, kunde en vaardigheden waarover een medewerker moet beschikken vertaal je desgewenst naar een competentie- of vaardighedenprofiel. Per medewerker hou je vervolgens bij wie welke activiteiten kan en mag uitvoeren in een vaardighedenmatrix.

Door in een procedure rollen te koppelen aan activiteiten, ontstaan taken. Hiermee koppel je de procesorganisatie en de personele organisatie. Je laat zien hoe het werk is verdeeld: wie doet wat?

De proces- en personele organisatie raken elkaar ook in de informatievastlegging en – rapportage. In de bedrijfsprocessen wordt informatie vastgelegd. Hoe en in welke vorm dat gebeurt, beschrijf je in de processtructuur en rapporteer je via managementrapportages, KPI’s of andere managementinformatie.

Meer weten over de verschillende elementen waaruit een organisatiestructuur is opgebouwd? Klik dan op de hyperlinks.

Voor een professionele (door)ontwikkeling en aanpak

Meer weten? Wij selecteerden de volgende boeken voor jou.

Aanvullende artikelen

On June 2, 2020   /   6. Uitvoering, Projectproducten, Technieken en tools