googletag.pubads().setRequestNonPersonalizedAds(0)


Prince2

Prince2 (Projects in Controlled Environments, version 2) is een gestandaardiseerde projectmanagementmethode gericht op het management, de besturing en organisatie van een project. De methode is ontwikkeld door de Britse semioverheidsorganisatie Office of Government Commerce (OGC). In tegenstelling tot het eerder voor ICT toepassing ontwikkelde Prince, is Prince2 bedoeld om te kunnen toepassen bij alle soorten projecten.

De methode geeft een framework voor de projectuitvoering, maar is niet voorschrijvend voor het inrichten daarvan. De methode omvat 7 principes, 7 thema’s en 7 processen, waarmee de minimale eisen worden vastgelegd waaraan het projectmanagement moet voldoen, maar daarbinnen mogen naar behoefte andere processen, tools en andere elementen worden gebruikt. In onderstaande opsommingen van de principes, thema’s en processen  wordt de werkwijze van Prince2 toegelicht.

7 principes:

  1. Zorg constant voor zakelijke rechtvaardiging.
    Er ligt een business case aan het project ten grondslag en deze wordt gedurende het project onderhouden en blijft geldig. Dit gebeurt bij Prince2 met behulp van een Project Initiatie Document (PID), waar nodig voorzien van bijlagen. Dit document vormt de basis voor het starten van het project, maar is in tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden niet alleen een initiatie (start) document. Het document dient namelijk gedurende de gehele levensduur van het project te worden bijgehouden en vormt de voortdurende rechtvaardiging daarvan.
  2. Leer van ervaringen.
    Tijdens de projectuitvoering ontstaan nieuwe inzichten. Deze moeten worden meegenomen in de aanpak en het geplande resultaat. Bovendien worden in de PID vaak leerpunten uit eerdere projecten opgenomen (de zg. lessons leaned). Het actueel houden van de PID is een manier om nieuwe inzichten te verwerken in het project. De Prince2 methode schrijft bovendien het gebruik van een Issuelog voor, waarin de behandeling van issues wordt vastgelegd. Loggen van issues en de afhandeling daarvan helpt het leren van ervaringen te borgen in het project zelf en ondersteunt de evaluatie achteraf.
  3. Definieer vooraf de rollen en verantwoordelijkheden.
    In het Project Identificatiedocument (PID) is de projectorganisatie toegelicht. Deze omvat een aantal vaste rollen, waaronder de stuurgroep, projectteam, werkgroepen, bouwteam en procesteam. In bijlagen kunnen de rollen, processen en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden toegelicht, tot het benodigde detailniveau.
  4. Deel het project op in beheersbare stadia.
    De productdecompositie op hoofdlijnen (Work Breakdown Stucture), wordt meestal opgenomen in (of toegevoegd aan) het project identificatiedocument (PID). Op basis hiervan worden de hoofdfasen, oplevermomenten en projectreviews gedefinieerd. Hiermee worden de belangrijkste evaluatiemomenten van het project en de eisen waaraan moet worden voldaan vooraf vastgelegd.
  5. Escaleer alleen bij uitzonderingen.
    Het management mag er vanuit gaan dat het project goed loopt: ‘geen nieuws is goed nieuws’. In principe is er in de Prince2 filosofie geen periodieke verantwoording nodig, maar worden alleen uitzonderingen gemeld aan de stuurgroep (= management by exception). Prince2 schrijft hiervoor zg. exception reports voor: formele rapportages van afwijkingen die het vastleggen en behandelen van afwijkingen ondersteunen.
  6. Plan en stuur op producten.
    De Prince2 methode gaat uit van het plannen op output in plaats van op activiteiten. De gedachte hierachter is, dat het uitvoeren van geplande werkzaamheden niet per se hoeft te leiden tot het gewenste resultaat. Op te leveren producten, die volgen uit de workbreakdownstructure, worden uitgewerkt in productbeschrijvingen. Hierin staan per projectproduct (deliverable) de eisen vermeld waaraan deze moeten voldoen en de manier waarop dit wordt gegarandeerd.
  7. Schaal de methode waar nodig.
    De besturing van een project, hangt af van de complexiteit ervan en kan bovendien per projectfase verschillen. Indien nodig, moet de methode worden afgestemd op de besturingsnoodzaak. Prince2 schrijft niet voor hoe dit moet gebeuren. Dit kan op allerlei manieren, zoals door het aanpassen van het projectmanagement, de manier van reviewen, de projectrapportages, projectprocedures, gebruikte tools ed. Zo blijkt het bijvoorbeeld in de praktijk goed mogelijk SCRUM-technieken in een Prince2 omgeving (framework) te gebruiken.

7 thema’s

  1. Houdt de Business Case geldig.
    Aan elk project ligt een business case ten grondslag, die het project legitimeert. Aangezien het project continu zakelijk gerechtvaardigd moet zijn, moet de Business Case up-to-date blijven. Mocht tijdens een update blijken dat de business case niet meer houdbaar is, dan moet dit gerapporteerd worden en kan worden besloten de projectscope aan te passen, dan wel het project te beëindigen.
  2. Leg de organisatie vast in termen van rollen en verantwoordelijkheden.
    In Prince2 worden taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden los van individuele personen uitgewerkt. Individuen kunnen vervolgens één of meerdere rollen toegewezen krijgen. Prince2 kent een rolverdeling op vier niveaus: bedrijfs- of programmaniveau, project board of stuurgroepniveau, projectmanagementniveau en projectteam of –projectmedewerkerniveau.
  3. Definieer de vereiste kwaliteit van de producten.
    Alle planningen worden opgezet op basis van een Product Breakdown (productdecompositie) van de op te leveren producten. Deze worden bij voorkeur vooraf vertaald in productbeschrijvingen, specificaties, checklists, testprotocollen en andere manieren om de kwaliteit te kunnen garanderen.
  4. Maak plannen.
    Er wordt per fase vastgesteld welke plannen nodig zijn voor het genereren van de benodigde projectdeliverables. Daar waar specifieke plannen nodig zijn voor bijvoorbeeld kwaliteit, logistiek, productie, bemensing, opleiding en acceptatie/opstart kunnen deze als productbeschrijving uitgewerkt worden en als projectdeliverable worden opgenomen in de planning.
  5. Onderken de risico’s.
    b.v. het risicobewustzijn en –management wordt door het projectmanagement een risicoregister bijgehouden, waarin informatie wordt vastgelegd en bijgehouden over risico’s en kansen die impact kunnen hebben op het project. Hierin worden ook mitigerende maatregelen vastgelegd en gemanaged.
  6. Manage issues.
    Er wordt een issueregister aangelegd en bijgehouden voor het managen van issues. Dit register bestaat meestal uit verschillende deelregistraties voor problemen, zorgpunten of ideeën die (project)managementaandacht vereisen, veranderingen in de project scope (changes) en specificatiewijzigingen (deviations). Dit laatste betreft het met toestemming van de klant leveren van producten die niet aan de specificatie voldoen.
  7. Bewaak de voortgang.
    Maak detail-tijdsplanningen gemaakt waarin de afhankelijkheden tussen de projectactiviteiten en de belangrijkste mijlpalen zijn benoemd. De voortgang wordt continu bewaakt tijdens de uitvoering. Voorafgaand en tijdens de overgang naar een volgende projectfase vindt meestal een review plaats, waarbij onder meer de business case, risico’s, key-issues en projectplanning worden geëvalueerd en ge-update. Elke nieuwe fase start dus met een grondige evaluatie van de stand van zaken.

 

7 processen

In de 7 Prince2 processen, komen de principes en thema’s bij elkaar. Deze beschrijven het minimum aan werkafspraken dat nodig is om een project te managen. Desgewenst kunnen aanvullende processen worden ontworpen, bijvoorbeeld voor het produceren van de projectdeliverables.

  1. Starting Up a Project (SU):
    Er worden een (soms voorlopig) projectteam en stuurgroep benoemd. Het projectteam bestudeert de opdracht en werkt een Project Brief met globale business case, projectorganisatie en aanpak uit. Tevens wordt een planning gemaakt voor de volgende fase: de projectinitiatie. Zodra de project board de Project Brief en planning van de initiatiefase goedkeurt, kan het volgende proces, Initiating a project, beginnen.
  2. Initiating a Project (IP):
    Op basis van de output van de start-up wordt het project verder uitgewerkt. Het project wordt gepland, de business case volledig uitgewerkt en een kwaliteitsplan opgezet. Projectprocessen worden ingericht en registraties/rapportages opgezet, voor zover dit nodig is om het project afdoende te kunnen beheersen (project control). Dit resulteert in het Project Initiation Document (PID), dat in feite niet alleen een startdocument is, maar een volledig projectplan. De PID dient door de stuurgroep te worden goedgekeurd, voordat de uitvoering kan beginnen.
  3. Directing a Project (DP):
    Dit proces beschrijft de project governance. Het legt vast hoe de stuurgroep het project initieert, op het project toeziet en de projectplanning, voortgang en exception reports beoordeelt, autorisaties verleend en waar nodig bijstuurt. Tevens regelt het hoe de stuurgroep het starten van een projectfase autoriseert, al dan niet met afwijkingen van de oorspronkelijke planning en openstaande issues en aan het einde van het project decharge verleent.
  4. Controlling a Stage (CS).
    De projectleider splitst een project meestal op in hoofdfases, die hij afzonderlijk van elkaar managet. Daarmee is hij beter in staat risico’s te beheersen en een goede afstemming met het projectteam en de stuurgroep te bewerkstelligen. Het proces controlling a stage regelt hoe zo’n fase wordt beheerst. Dit is meestal gebaseerd op het vrijgeven en opvolgen van werkpakketten en het beheersen van de tijdige oplevering en kwaliteit van de hoofdproducten. Op basis hiervan ontwikkelt de projectmanager deelplannen voor het uitvoeren van de verschillende hoofdfases (stages). Ook legt het proces vast wat er moet gebeuren bij aangetroffen issues en risico’s. Het beschrijft het management ervan, het nemen van maatregelen, rapportage en de wijze waarop eventueel geëscaleerd moet worden naar de stuurgroep.
  5. Managing a Stage Boundary (SB): Dit proces managet de voorbereiding en start van een nieuwe hoofdfase. Het team werkt de PID (project plan), business case, risico en issueregisters bij en plant en organiseert de benodigde review(s). De planning voor de volgende projectfase wordt waar nodig geactualiseerd en verder gedetailleerd. De projectmanager bereidt de stuurgroep rapportage en eventuele plannen voor het mitigeren van afwijkingen voor en presenteert deze aan de stuurgroep. De projectmanager voorziet hierbij de stuurgroep van de informatie die nodig is om de lopende projectfase te kunnen afsluiten, afwijkingen te beoordelen en de volgende fase te starten.
  6. Managing Product Delivery (MP): Het proces managet de tijdige vrijgave, totstandkoming en oplevering van de projectdeliverables binnen de afgesproken specificaties en verwachtingen. Basis hiervoor vormen de productbeschrijvingen en detailplanningen per hoofdfase. Binnen een hoofdfase worden werk (werkpakketten) vrijgegeven, geproduceerd, beoordeeld en opgeleverd.. Deelproducten zijn in de productbeschrijvingen toegekend aan eigenaars die verantwoordelijk zijn voor de totstandkoming en hebben afhankelijk van het gebruik reviewers toegewezen gekregen. Het proces regelt onder meer hoe de projectmanager wordt geïnformeerd over de voortgang, kwaliteits, issues en afwijkingen.
  7. Closing a Project (CP). Het project eindigt met decharge op de eindrapportage, overdracht van projectdeliverables aan de lijn, de projectevaluatie en lessons learned en vaststelling van de definitieve PID. Resources vervallen bij het beëindigen van het project aan de organisatie en het projectteam wordt ontbonden.

 

PINO

Prince2 is een framework, wat inhoudt dat het een projectmanagementraamwerk biedt dat aan de besturingsnoodzaak aangepast kan worden. Het 7e principe “schaal de methode waar nodig” geeft aan dat dit niet vrijblijvend is, maar ook echt van de gebruiker wordt verwacht. In de praktijk wordt Prince2 echter nogal eens gezien als een methode die voorschrijvend is en worden Prince2-procedures en sjablonen te rigide toegepast. Dit kan leiden tot star en bureaucratisch projectmanagement, dat zijn doel voorbij schiet. Zo’n ‘aanpak volgends de regeltjes’ kan er bovendien tot leiden, dat aanvullende methoden en tools die van nut kunnen zijn niet worden gebruikt. Zulke projecten waarbij enerzijds de structuur te rigide wordt vormgegeven en anderzijds geen elementen worden toegevoegd die het projectmanagement verbeteren, heten PINO projecten: Prince2 In Name Only.

 

Certificering

Axelos, de officiële PRINCE2 accreditatie-instelling kent een officiële certificering op drie niveaus: Foundation, Practitioner en Professional. Het foundation niveau wordt volledig geëxamineerd met meerkeuzevragen en het Practitioner niveau met een casus met meerkeuzevragen. Diverse opleidingsinstituten bieden cursussen en on-line trainingen aan die voorbereiden op het examen. Het Professional examen omvat een interactieve praktijkproef van 2,5 dagen die de bekwaamheid test om een niet-complex project te managen.



Projectmanagementsite

Projectmanagementsite is een site van professionals voor professionals en van docenten voor studenten. Samen zorgen we voor betere projecten, door het ter beschikking stellen van methoden, modellen en gereedschappen. Of het nu gaat om een bondige uitleg van methoden, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: projectmanagementsite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over projectmanagement.

Wie zijn we?

Projectmanagementsite wordt bijgebouden door gedreven professionals die elk op hun eigen manier een fascinatie hebben voor projectmanagement. Allemaal hebben we hands-on ervaring met het inrichten en uitvoeren van projecten en meestal hebben we ervaring als docent. We stellen onze kennis en ervaring graag ter beschikking voor algemeen gebruik. Wil je ons leren kennen? We stellen ons op de experts pagina aan je voor.

Wat kunnen we voor je betekenen?

Wij managen niet alleen projectmanagementsite.nl, maar zijn ook in ons dagelijks leven actief met projectmanagement bezig; bijvoorbeeld met het trainen en coachen van medewerkers en het zelf managen van projecten. Wil je je verder verdiepen in dit onderwerp? Of heb je behoefte aan ondersteuning van een ervaren trainer, coach of projectmanager? Neem dan gerust contact op. Er is een goede kans dat we je verder kunnen helpen.