Een Business Case is de legitimering – de rechtvaardiging – van een project. Hiermee onderbouw je nut en noodzaak van het project en laat zien dat het te verwachten resultaat de inspanning in tijd en geld waard is. Je kunt het zien als een voorstel aan een organisatie om een investering (tijd, geld) te doen. De term Business Case is een containerbegrip, waarmee allerlei soorten documenten worden bedoeld die het starten van een project onderbouwen.
Een Business Case kan een lijvig besluitvormingsdocument zijn, waarin alle voors, tegens en risico’s van een complex project in detail worden uitgewerkt, maar het kan bijvoorbeeld ook een bijlage van een strategisch plan betreffen die een strategische optie onderbouwt of een simpel kosten-batenoverzicht ‘op de achterkant van een sigarendoosje’ dat de investering in een klant-project rechtvaardigt. Kern is, dat bevoegde besluitvormers op basis van de Business Case een afgewogen besluit kunnen nemen over het al dan niet starten van het project.
De Business case is onderdeel van, of een bijlage bij, het projectvoorstel. Zodra de opdrachtgever het voorstel heeft goedgekeurd en het project daadwerkelijk gestart mag worden, vormt de Business Case het uitgangspunt voor verschillende projectdocumenten en registraties. Denk bijvoorbeeld aan de verschillende databases en rapportages waarmee budgetten, voortgang en kwaliteit worden vastgelegd, bewaakt en gerapporteerd.
De oorspronkelijke Business Case wordt op basis hiervan tijdens de projectuitvoering geactualiseerd en geregeld geëvalueerd. Dit kan er toe leiden dat een project wordt bijgesteld of zelfs voortijdig eindigt, omdat niet meer aan de uitgangspunten voor het starten ervan wordt voldaan. Business Cases bevatten meestal (minimaal) de volgende informatie:
1. Achtergrond en redenen voor het ontstaan van het project
2. Bijdrage aan het voldoen aan de bedrijfsdoelstellingen
3. Andere opties die zijn overwogen en alternatieve aanpakken
4. De financiële en niet-financiële toegevoegde waarde van het project voor de organisatie
5. Organisatorische danwel technische gevolgen voor de organisatie
6. De belangrijkste risico’s, de kans daarop en de impact daarvan
7. De benodigde investering in tijd, geld en andere middelen
8. Een ruwe tijdsplanning en overzicht van de belangrijkste mijlpalen
9. Een analyse van kosten en baten
Voorbeeld inhoudsopgave van een Business Case
Er bestaan verschillende standaard-sjablonen voor business cases. Veel methoden hebben hiervoor een standaard-indeling (sjabloon). Veelal bevatten deze de volgende elementen:
• Voorwoord
• Inhoudsopgave
• Managementsamenvatting
• Aanbevelingen
• Samenvatting van de resultaten
• Te nemen besluiten
• Inleiding
• Context (achtergrond, organisatie & projectomgeving)
• Scope (belangrijkste deliverables, meetcriteria, uitsluitingen)
• Financiële kentallen
• Analyse
• Aannames
• Financiële doelstelling (Netto Contante Waarde, cash flow)
• Kosten
• Baten
• Risico’s
• Strategische opties en impact
• Alternatieve kosten / opportuniteitskosten
• Conclusies, aanbevelingen, randvoorwaarden en vervolgstappen
• Bijlagen
Beoordelen van een Business Case
Bij het beoordelen van de haalbaarheid van een voorstel, moeten onder meer de volgende vragen worden beantwoord:
1. Levert de investering voldoende voordelen op, waaronder besparingen, winst en andere bijdragen aan de organisatiedoelstellingen?
2. Blijven kosten en inspanning binnen de afgesproken kaders?
3. Wat is de relatie met bestaande projecten? Zijn deze onderling afhankelijk en is er sprake van een optimale volgorde?
4. Is duidelijk hoe het project beheerst gaat worden? Voldoen de voorgestelde aanpak, projectteam en meetcriteria om vat te houden op het project?
5. Zijn de benodigde resources (mensen, geld en andere middelen) in voldoende mate in de organisatie aanwezig om het project uit te kunnen voeren, of kunnen deze extern worden betrokken?
6. Zijn resources ook echt vrij te maken – te alloceren – voor de projectuitvoering en worden deze dan efficiënt benut?
Kwaliteit Business Case
De kwaliteit van een Business Case bepaalt in hoeverre hiermee daadwerkelijk een besluit kan worden genomen over het al dan niet starten van een project. De minimale eisen hieraan zijn:
1. De requirements zijn helder: de eisen waaraan het project moet voldoen zijn voldoende uitgewerkt en gedocumenteerd. Het is duidelijk wat het project moet opleveren.
2. Er is voldoende onderbouwing: er is voldoende informatie verzameld en gecreëerd (analyses) om het voorstel te beoordelen, af te wegen tegen andere voorstellen. De keuze kan worden verantwoord.
3. De verwachte bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen is helder: zowel de te verwachten opbrengst als de risico’s zijn afdoende in kaart gebracht. Het project draagt voldoende bij aan de doelstellingen.
4. Er is voldoende draagkracht: er zijn voldoende mensen, geld en middelen ter beschikking, er is een manager of directielid met de invloed, capaciteiten en bevoegdheid die het project ondersteunt en te betrekken medewerkers zijn capabel en gemotiveerd.
5. Het project is realistisch. De benodigde experts en/of afdelingen geven aan dat het project technisch mogelijk, medewerkers kunnen worden vrijgemaakt zonder dat de normale bedrijfsvoering in gevaar komt is en er geen andere praktische obstakels zijn om het project te starten. Het project is praktisch uitvoerbaar,
6. Het is duidelijk hoe het project beheerst wordt. Er zijn voldoende aangrijpingspunten om de projectuitvoering en oplevering van het eindresultaat beheerst te laten verlopen. Inspanning, voordelen en tijdspad zijn traceerbaar en meetbaar.
Business Case kenmerken
Een projectvoorstel moet in lijn zijn met onder meer de complexiteit van het project, de informatiebehoefte van de opdrachtgever en de mate waarin het project beheerst moet worden. De manier waarop een Business Case tot stand komt (het Business Case proces) en waaraan deze precies moet voldoen verschilt daarom per organisatie, manager en project. Toch heeft de totstandkoming van een Business Case en het resultaat daarvan wel enkele algemene kenmerken:
• Het betreft maatwerk: de inhoud en mate van uitwerking is afhankelijk van de complexiteit, omvang en de risico’s van het voorstel. Een complex project dat veel vereist van de organisatie en een groot risico oplevert vereist een andere onderbouwing dan een eenvoudig, risicoloos project.
• Veel organisaties kiezen voor een vast format: Door businesscases steeds op dezelfde manier op te bouwen (sjabloon), kun je projecten onderling vergelijken.
• De opzet is formeel: projecten hebben meestal een grote impact op de dagelijkse gang van zaken in de organisatie, de toekomst daarvan en leggen een groot beslag op geld, mensen en andere resources. Het nemen van een besluit om een project te starten moet daarom goed worden onderbouwd en besluiten moeten door bevoegde (top)managers worden genomen.
• Er wordt uitgegaan vanuit het geheel (holistisch): het project wordt geschouwd in de context. Er wordt gekeken naar de relatie met de omgeving, bedrijfsdoelstellingen en andere projecten. Alle relevante factoren die een rol spelen bij de besluitvorming komen aan bod.
• De inhoud is begrijpelijk: de verwoording is zakelijk, bondig, duidelijk, relevant en logisch. Er mag geen onduidelijkheid bestaan over wat er wordt bedoeld.
• Tijdspad, inspanning en resultaat zijn meetbaar: aspecten worden zo SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) mogelijk weergegeven, zodat de voortgang, gebruik van uren & middelen en resultaat objectief kunnen worden gemeten, gerapporteerd en geëvalueerd.
• De Business Case ondersteunt de besluitvorming: het is duidelijk wie voor elk onderdeel van de Business Case verantwoordelijk is, wie die bij de besluitvorming een rol spelen en op basis van welke informatie en overwegingen deze plaatsvindt. Dit is achteraf te reconstrueren.
• De Business case maakt de randvoorwaarden duidelijk: denk hierbij aan managementcommitment en beschikbaarheid van resources, maar ook aan aannames over ontwikkelingen in de project- en organisatieomgeving. Bij het goedkeuren van een project committeert de beslisser zich aan het ter beschikking stellen van budget en gevraagde resources op basis van de inhoud van de Business Case, inclusief de beschreven aannames en risico’s.