googletag.pubads().setRequestNonPersonalizedAds(0)


BART model

Het acroniem BART staat voor Budget, Activiteiten, Resources en Tijd. Dit zijn de constraints (kaders, beperkingen) waarbinnen een project wordt uitgevoerd. De elementen van het model hangen nauw samen en worden in samenhang bepaald en gemanaged. De constraints beïnvloeden elkaar en vormen samen het kader waarbinnen de invoering plaatsvindt,. Als bijvoorbeeld het project versneld moet worden (tijd), kan dit door meer mensen (resources) in te zetten, wat vervolgens meestal invloed heeft op de manier waarop het werk (Activiteiten) wordt uitgevoerd en op het benodigde Budget. Wijzigen van een constraint heeft bijna altijd impact op de andere constraints.

BART is van toepassing gedurende alle projectfasen, vanaf het onderbouwen van het idee tot en met de evaluatie en nazorg. Dit begint met het in kaart brengen en inschatten (begroten) van de benodigde activiteiten, resources en tijd en het maken van een projectbegroting tijdens de idee- en onderzoeksfase.

Zodra het projectvoorstel met bijbehorende begroting en business case zijn goedgekeurd voor uitvoering, worden de BART-aspecten taakstellend. De goedgekeurde projectbegroting heet dan Budget en benodigde Resources worden gealloceerd (aan het project toegekend) zodat zeker is dat deze daadwerkelijk beschikbaar zijn voor de projectuitvoering. De BART-elementen worden in samenhang opgenomen in de projectplanning en -rapportages, die de basis vormen voor het projectmanagement.

Tijdens de projectuitvoering vormen de BART elementen essentiële aandachtspunten voor projectmanagement. Tijdens de projectuitvoering worden Budget, Activiteiten, Resources en Tijd continu gemonitord, periodiek geëvalueerd en waar nodig geüpdatet.

 

Budget

Voor de projectonderbouwing zijn de kosten en opbrengsten op hoofdlijnen nodig en deze monitor je gedurende de uitvoering. Kosten begroot je door de out of pocket kosten (inkoop en inhuur) zo goed mogelijk te bepalen én de benodigde uren van medewerkers in te schatten en te waarderen tegen de interne uurtarieven. Schat vervolgens de opbrengsten van het project in en onderbouw deze zo goed mogelijk.

Omdat kosten en opbrengsten vaak moeilijk voorspelbaar zijn, kan het nodig zijn meerdere scenario’s uit te werken. De begrote baten minus de kosten geven aan hoe winstgevend het project naar verwachting wordt. Winstgevendheid is weliswaar niet de enige reden om een project te starten, maar geen enkel project zou zonder een goede financiële onderbouwing moeten worden gestart.

Zodra het projectvoorstel en de bijbehorende begroting en Business Case akkoord zijn en het project door de interne of externe opdrachtgever is goedgekeurd, krijgt de begroting een taakstellend karakter. Vanaf dat moment is er geen sprake meer van een begroting, maar heet dit ‘budget’. Tijdens de projectuitvoering worden de daadwerkelijke kosten en opbrengsten geregistreerd en gerapporteerd. De projectleider legt hierover verantwoording af aan de opdrachtgever.

 

Activiteiten

Een project levert ‘projectproducten’ (Engels: deliverables) binnen een bepaalde tijd en binnen budget. Hiervoor moeten allerlei activiteiten worden uitgevoerd, zoals projectmanagementactiviteiten, activiteiten voor het produceren van het projectresultaat, controleactiviteiten, ondersteunende activiteiten en administratieve activiteiten. Het is zaak deze zo nauwkeurig mogelijk in beeld te brengen.

Hiervoor wordt vaak een zogenaamde Work Breakdown Structure (WBS) gebruikt, waarbij het projectresultaat wordt opgesplitst in deelopleveringen en de daaraan ten grondslag liggende activiteiten. Dit gebeurt tot het detailniveau waarop de hoeveelheid werk kan worden ingeschat en toegekend aan medewerkers (werkpakketten) en evolueert tijdens de uitvoering.

De projectactiviteiten vormen het uitgangspunt voor het verdelen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (inzet van resources), het inschatten van benodigde uren (t.b.v. budgetbepaling of -controle) en het plannen ervan in de tijd.

 

Resources

Voor het uitvoeren van de activiteiten zijn resources (middelen) nodig, zoals geld, mensen, materialen, machines, ruimten enzovoorts. Deze middelen worden uitgedrukt in uren en euro’s en vormen de basis voor de projectbegroting (= budgetaanvraag) of – als die al is vastgesteld – het controleren daarvan.

Het in kaart brengen van resources is een voorwaarde om deze te kunnen claimen voor het project: middelen als geld, mensuren, materialen, machines, ruimten en andere schaarse resources kunnen immers ook voor andere doeleinden dan het project worden ingezet.

Het is onvoldoende om alleen een goedkeuring op het projectbudget te krijgen: voor het uitvoeren van de activiteiten moeten de resources ook daadwerkelijk ingezet kunnen worden op het moment dat ze nodig zijn. Tijdens de projectuitvoering wordt verantwoording afgelegd over de inzet van resources en de resultaten daarvan. Dat de geplande uren of middelen bijna zijn opgebruikt, is per slot van rekening geen garantie dat het werk ook daadwerkelijk bijna klaar is…

 

Tijd

Onderlinge afhankelijkheden van activiteiten moeten worden benoemd (bijvoorbeeld: activiteit x kan pas starten wanneer activiteit y is afgerond). Door de inschatting van de benodigde uren voor de werkpakketten (zie: activiteiten) te combineren met de beschikbare resources kan worden ingeschat hoe lang het uitvoeren van activiteiten zal gaan duren.

Door de activiteiten in logische volgorde achter (sequentieel) of naast elkaar (parallel) in de tijd te plaatsen ontstaat de tijdsplanning. Hierin plan je voor iedere activiteit aanvangstijd, doorlooptijd en eindtijd. Een tijdsplanning kan worden weergegeven als ‘balkenplanning’ of Gantt chart.

De activiteiten die samen de kortst mogelijke doorlooptijd bepalen, heten het kritische pad. Als één van de activiteiten in het kritische pad uitloopt, loopt het hele project uit. Veelal wordt daarom ruimte tussen kritische activiteiten toegevoegd voor het opvangen van afwijkingen (slack).

De tijdsplanning wordt gebruikt om te monitoren of activiteiten en de geplande oplevering van projectproducten op schema liggen. Veelal worden er op kritische momenten evaluatiemomenten in de planning ingebouwd; de zogenaamde projectreviews, waarbij multidisciplinair wordt geëvalueerd of het project op belangrijke aspecten op schema ligt. De projectmanager legt verantwoording af over de voortgang en tijdige oplevering van deliverables.

 



Projectmanagementsite

Projectmanagementsite is een site van professionals voor professionals en van docenten voor studenten. Samen zorgen we voor betere projecten, door het ter beschikking stellen van methoden, modellen en gereedschappen. Of het nu gaat om een bondige uitleg van methoden, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: projectmanagementsite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over projectmanagement.

Wie zijn we?

Projectmanagementsite wordt bijgebouden door gedreven professionals die elk op hun eigen manier een fascinatie hebben voor projectmanagement. Allemaal hebben we hands-on ervaring met het inrichten en uitvoeren van projecten en meestal hebben we ervaring als docent. We stellen onze kennis en ervaring graag ter beschikking voor algemeen gebruik. Wil je ons leren kennen? We stellen ons op de experts pagina aan je voor.

Wat kunnen we voor je betekenen?

Wij managen niet alleen projectmanagementsite.nl, maar zijn ook in ons dagelijks leven actief met projectmanagement bezig; bijvoorbeeld met het trainen en coachen van medewerkers en het zelf managen van projecten. Wil je je verder verdiepen in dit onderwerp? Of heb je behoefte aan ondersteuning van een ervaren trainer, coach of projectmanager? Neem dan gerust contact op. Er is een goede kans dat we je verder kunnen helpen.