googletag.pubads().setRequestNonPersonalizedAds(0)


Communicatieplan

Managen van een project vereist veel communicatie. Het niet goed uitvoeren daarvan kan van grote invloed zijn op het verloop en resultaat van het project. Met het communicatieplan plan je de informatie-uitwisseling met en tussen stakeholders, zodat je een handvat hebt om hen op de juiste manier en op het juiste moment bij het project te betrekken.

Vaak gaat aan het maken van een communicatieplan een stakeholderanalyse vooraf. Hiermee breng je de interne en externe belanghebbenden in beeld en breng je op hoofdlijnen in kaart op welke manier je met hen wilt omgaan. In het communicatieplan werk je dat in detail uit.

Het communicatieplan
Een communicatieplan beschrijft de volgende acht met met elkaar samenhangende onderdelen:
1. Doelgroepen
2. Communicatiedoelstellingen
3. Boodschappen
4. Communicatiemiddelen (media)
5. Resultaten
6. Organisatie
7. Communicatiekalender
8. Kostencalculatie en communicatiebudget

Deze zijn allemaal noodzakelijk om de communicatie te kunnen managen. Onderstaand worden de onderdelen van het plan kort toegelicht:

1. Doelgroepen
De doelgroepen zijn de stakeholders waarmee je communicatie wilt plannen. Als je een stakeholdersanalyse heb gedaan, is dit een logisch startpunt. In het communicatieplan benoem je de verschillende individuen en organisaties waarmee je wilt communiceren. Vervolgens beschijf je ze bondig en geef je aan wat hun relevantie voor, hun belang bij en hun invloed op het project is.

2. Communicatiedoelstellingen
Beschrijf op hoofdlijnen de verschillende communicatiedoelstellingen die je hebt. Hierbij kun je een koppeling maken met de belangrijkste projectfasen. Elke doelstelling hoort minimaal bij één doelgroep en kan voor meerdere doelgroepen gelden. Bijvoorbeeld: ‘bij aanvang van het project zijn alle interne stakeholders op de hoogte van de projectdoelstellingen en kunnen deze de meerwaarde ervan voor de organisatie aan anderen toelichten’.

3. Boodschappen
Vervolgens bepaal je de boodschappen. De boodschappen zijn een bondige verwoording van datgene dat je de doelgroepen wilt mededelen, om je communicatiedoelstellingen te bereiken. Boodschappen zijn meestal een mengeling van informeren, motiveren, verduidelijken en overtuigen.

  • Informeren betreft het verschaffen van nieuwe, actuele informatie. Je informeert de doelgroepen bijvoorbeeld over de actuele projectstatus, bereikte resultaten of wijzigingen.
  • Motiveren richt zich op het betrekken van stakeholders. Je doet dit door het aanstippen van de eigen verantwoordelijkheid, de mogelijkheid om bij te dragen en het initiëren van contact en informatie-uitwisseling. Ook kun je mogelijkheden om informatie uit te wisselen aanstippen, bijvoorbeeld de mogelijkheid om deel te nemen aan discussieforums en intervisie.
  • Verduidelijken helpt onduidelijkheid weg te nemen. Veelal veroorzaakt een verandering veel onzekerheid omdat stakeholders niet weten wat ze kunnen verwachten. Deze onzekerheid kun je reduceren door te verduidelijken wat er gaat gebeuren en welke impact dit zal hebben op de situatie van de stakeholder.
  • Overtuigen doe je te onderbouwen welke voordelen de stakeholders bij het project hebben. Dit doe je onder meer door een aantrekkelijk en realistisch beeld van de toekomstige situatie te schetsen en de te bereiken en reeds bereikte resultaten te benadrukken (succesverhalen).

4. Communicatiemiddelen (media)
Voor het communiceren van boodschappen kun je verschillende media inzetten. Soms voldoet een enkel medium, maar vaak is een combinatie nodig om er zeker van te zijn dat de doelgroep bereikt wordt en de boodschap overkomt. Denk bijvoorbeeld aan een korte melding op de intranet-homepage, die doorverwijst naar een film op youtube, met de mogelijkheid hierop te reageren in een forum.
De te kiezen communicatiemiddelen, hangen af van de media die de doelgroepen gebruiken om informatie te vinden. Voor een succesvolle communicatie moet je dit vaak eerst onderzoeken. Waar haalt je doelgroep zijn informatie vandaan? Welke websites, kranten en tijdschriften leest deze? En bij welke netwerken zijn ze aangesloten? De te gebruiken communicatiemiddelen hangen af van de doelgroep, maar de volgende zijn algemeen gangbaar:

  • Websites / apps
  • Banners / online reclame
  • Intranet
  • Nieuwsbrieven (Papier of per email)
  • Mailings en flyers
  • Social media (bv. LinkedIn, Facebook, Twitter, branche- of organisatie specifieke netwerken etc.)
  • Persoonlijk benaderen (aanspreken, bellen, e-mailen)
  • Presentatie / zeepkistsessie
  • Intervisie / heidesessie
  • Beursbezoek / beursstand
  • Persbureaus (persberichten)
  • Krant (online/offline)
  • Tijdschriften
  • Radio/televisie
  • Film

5. Resultaten
Om te kunnen weten of je je beoogde communicatieresultaten haalt, stel je vooraf vast hoe je de effectiviteit van je communicatie wilt meten. Wil je bijvoorbeeld meten of iedereen wel weet wat je project gaat opleveren, dan kun je een steekproef plannen bij de relevante doelgroep. Wil je weten of medewerkers op de hoogte van de verandering die er aan zit te komen, dan kun je ze interviewen. En wil je weten of je toekomstige klanten al zoeken naar je nieuwe product? Dan kun je bijvoorbeeld je websitebezoek of andere online activiteit analyseren.

6. Organisatie
Naast de elementen die nodig zijn om de communicatie te verzorgen, wordt in een communicatieplan ook beschreven hoe deze wordt georganiseerd. Het plan bevat daarom meestal een beschrijving van de verschillende rollen die van belang zijn voor het managen van de communicatie en hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Enkele veel voorkomende communicatierollen zijn:

  • Projectmanager De projectmanager is binnen een project meestal eindverantwoordelijk voor de projectcommunicatie. Hij ziet er op toe dat er een goed communicatieplan komt, dat het wordt uitgevoerd en dat eventuele problemen worden opgelost.
  • Communicatieverantwoordelijke De communicatieverantwoordelijke – vaak een tijdelijk ingehuurde communicatieadviseur – ondersteunt de projectmanager bij het managen van de communicatie. Meestal schrijft deze medewerker het communicatieplan en stelt de communicatiekalender op, waarna deze de daadwerkelijke communicatieactiviteiten organiseert en resultaten daarvan rapporteert.
  • Eindredacteur Daar waar content (grafische ontwerpen, geschreven content, beeldmateriaal ed.) gemaakt wordt, is de eindredacteur degene die bepaalt of deze goed genoeg (publiceerbaar) is.
  • Redacteur De redacteur verzorgt de inhoud van een publicatie. Dit kan het redigeren (en lay-outen) van een aangeleverd stuk betreffen, of het zelf schrijven ervan (auteur).
  • Ontwerper Een ontwerper verzorgt de grafische en/of fysieke vormgeving van de communicatie. Dit kan allerlei soorten ontwerpen betreffen, zoals een projectwebsite, nieuwbrief, informatiefolder, uitschuifbanner, informatiestand etc.
  • Facilitator Een facilitator begeleidt bijeenkomsten. Dit kan de begeleider zijn van een brainstorm of intervisiebijeenkomst, een dagvoorzitter, coach tijdens een brownpapersessie of elke andere begeleider van een sociaal proces.

7. Communicatiekalender
Om de communicatieboodschappen goed bij je stakeholders aan te laten komen, moet je ze uitzetten in de tijd. In bovenstaande heb je bepaald welke boodschappen je aan welke doelgroepen wilt zenden en via welke media je dit wilt doen. Wat je nog niet hebt vastgesteld, is hoe vaak je het wilt doen: de frequentie.
Bij het vaststellen van de frequentie bepaal je hoe vaak en met welke regelmaat je iedere boodschap wilt sturen. Je stuurt bijvoorbeeld elke maand een nieuwsbrief, plaatst elke week minimaal één nieuw artikel op intranet en stuurt elke projectmijlpaal een persbericht uit. Met het bepalen van de frequentie, leg je de basis voor het in de tijd plannen van je communicatie. Door de communicatiemomenten vervolgens vast te leggen in een tijdsschema – de communicatiekalender – kun je de voorbereiding, uitvoering en effectmeting plannen.

8. Kostencalculatie en communicatiebudget
Zodra je weet met welke activiteiten je wilt ontplooien, kun je meestal ook een goede inschatting maken van de kosten die hieraan verbonden zijn. Afhankelijk van hoe het project georganiseerd is, is goedkeuring nodig van de projectmanager en/of stuurgroep, waarna het communicatiebudget ter beschikking wordt gesteld en de uitvoering kan beginnen. Opvolging en bijsturing van tijdsplanning, budget en resultaten van de projectcommunicatie, vormen onderdeel van het projectmanagement.

Zelf een communicatieplan maken? Dan is dit sjabloon misschien een goed startpunt.



Projectmanagementsite

Projectmanagementsite is een site van professionals voor professionals en van docenten voor studenten. Samen zorgen we voor betere projecten, door het ter beschikking stellen van methoden, modellen en gereedschappen. Of het nu gaat om een bondige uitleg van methoden, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: projectmanagementsite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over projectmanagement.

Wie zijn we?

Projectmanagementsite wordt bijgebouden door gedreven professionals die elk op hun eigen manier een fascinatie hebben voor projectmanagement. Allemaal hebben we hands-on ervaring met het inrichten en uitvoeren van projecten en meestal hebben we ervaring als docent. We stellen onze kennis en ervaring graag ter beschikking voor algemeen gebruik. Wil je ons leren kennen? We stellen ons op de experts pagina aan je voor.

Wat kunnen we voor je betekenen?

Wij managen niet alleen projectmanagementsite.nl, maar zijn ook in ons dagelijks leven actief met projectmanagement bezig; bijvoorbeeld met het trainen en coachen van medewerkers en het zelf managen van projecten. Wil je je verder verdiepen in dit onderwerp? Of heb je behoefte aan ondersteuning van een ervaren trainer, coach of projectmanager? Neem dan gerust contact op. Er is een goede kans dat we je verder kunnen helpen.