Work Breakdown Structure (WBS)
Een belangrijk deel van project management heeft betrekking op het opsplitsing van het project in deelprojecten en uiteindelijk deeltaken. Dit levert uiteindelijk taken op die in een Gantt-chart weergegeven kunnen worden. Dit opsplitsen kan gebeuren aan de hand van een zogenaamde Work Breakdown Structure.
Een Work Breakdown Structure (WBS) houdt in dat, uitgaande van het projectdoel, deelprojecten worden geformuleerd. Deze deelprojecten worden gesplitst in deeltaken, net zolang totdat er duidelijk hanteerbare taken te definieren zijn.
Het doel van een Work Breakdown Structure (WBS) is om het werk te verdelen in beheersbare werkpakketten die apart begroot, ingepland en gevolgd kunnen worden. Elk van deze pakketten kunnen worden toegewezen aan een verantwoordelijke persoon of werkgroep.
Voor iedere activiteit moeten de volgende zaken worden vastgesteld:
- inhoud
- resultaat
- doorlooptijd
- relatie met andere activiteiten
- kosten
- eigenaar of verantwoordelijke
- resources (mensen)
Er zijn verschillende benaderingen mogelijk voor het indelen van een WBS. Veel gebruikt worden de volgende indelingen:
- objectmatig of fysieke verbanden: activiteiten worden gebundeld op grond van het feit dat ze gericht zijn op verschillende deelobjecten;
- geografische of plaatsruimtelijke verbanden: activiteiten worden onderscheiden of gebundeld omdat zij op verschillende lokaties verricht worden;
- procesmatige verbanden: activiteiten worden onderscheiden of gebundeld omdat zij tot verschillende fasen van een proces behoren;
- deskundigheidsgerichte verbanden: activiteiten worden onderscheiden omdat zij door mensen met fundamenteel verschillende deskundigheden worden verricht.
- prestatiegerichte verbanden: activiteiten worden onderscheiden omdat zij gericht zijn op funtionele eisen van het projectresultaat.
Voordelen van een Work Breakdown Structure:
- een betere mogelijkheid om gebruik te maken van het systeem van ‘checks and balances’ en audits
- een betere mogelijkheid om gebruik te maken van contra expertise
- een betere controle op vooraf gedefinieerde werkzaamheden
- een betere verdeling van het projectbudget over de verschillende onderdelen
- een betere mogelijkheid om het werk te delegeren in afgebakende delen
- een betere inschatting van benodigde budget voor het betreffende onderdeel
- een betere risico inschatting en beheersing
- een betere mogelijkheid voor what-if scenario’s
- een betere communicatie tussen betrokkenen
De belangrijkste componenten van de WBS zijn:
- structuur aanbrengen.
- methoden van onderverdeling.
- nummering of codering systeem.
- niveaus van detaillering aanbrengen.
- oprollen van gegevens
- integratie van de WBS en OBS (Organization Breakdown Structure) om daarmee de verantwoordelijkheden te verdelen
Belangrijk voor een opdrachtgever is om in een vroegtijdig stadium betrokken te worden bij de opzet van de Work Breakdown Structure. Voor hem is het belangrijk dat de WBS wordt opgezet vanuit een voor hem begrijpelijke en werkbare insteek. Hiermee wordt bedoeld dat de eerste stappen in een WBS aansluiten op zijn belevingswereld of in zijn werkdomein. En niet dat van de opdrachtnemer. Deze laatste zijn vaak geneigd een WBS op te zetten vanuit hun belevingswereld. Een opdrachtgever die zich niet in een vroegtijdig stadium met het opzetten van een WBS bemoeit, laat een belangrijke kans liggen. Een eenvoudig voorbeeld is hieronder gegeven voor het opzetten van een geautomatiseerd systeem voor de ondersteuning van de financiele processen, de marketing processen en de hrm processen (personeel). Het eerste voorbeeld is het opzetten van een WBS vanuit de wereld van de opdrachtnemer. Het tweede voorbeeld een benadering van de belevingswereld (werkdomein) van een opdrachtgever.
In onderstaande tabel staat een voorbeeld van een mogelijke opsplitsing in verschillende niveaus, de bijbehorende resultaten en een mogelijke doorlooptijd. Alles in relatie tot elkaar.
