googletag.pubads().setRequestNonPersonalizedAds(0)


8D probleemoplossing

De 8 Disciplines voor probleemoplossing (8D) is een methode voor het structureel oplossen van problemen, zoals klachten en non-conformities. De methode is in de jaren 80 van de vorige eeuw door Ford Motor Company geïntroduceerd onder de naam Team Oriented Problem Solving (TOPS). De methode is de standaard in de automobielindustrie, maar wordt ook daarbuiten breed toegepast.

De 8D-methode bestaat uit acht logische stappen. Hiermee los je eerst het acute probleem op met korte termijn maatregelen, waarna je de grondoorzaak opspoort en waar mogelijk wegneemt. Toepassen van de 8D methode zorgt er voor dat probleemoplossing grondig gebeurt en niet blijft steken bij symptoombestrijding.

Het 8D proces bestaat uit acht logische stappen:

  • D1: Stel het team samen Probleemoplossing vereist bijna altijd kennishebbers en beslissers van meerdere disciplines. Stel een team samen dat het alles in huis heeft om het probleem te kunnen analyseren en oplossen. Vaak bestaat zo’n team uit zo’n vijf mensen, maar afhankelijk van de complexiteit van het probleem kunnen dit er ook meer of minder zijn.
  • D2: Beschrijf het probleem Door het probleem samen door te spreken krijg je vat op de materie. Is duidelijk wat er precies aan de hand is? Zijn de gevolgen en impact helder? Is alle informatie en data aanwezig om het probleem aan te pakken? Wie zijn er bij het probleem betrokken? Gebruik de 5W+H methode om het probleem te verhelderen en leg de probleemomschrijving vast.
  • D3: Ontwikkel een beheersplan (Engels: Containment Plan). Zorg er voor dat je het acute probleem onder controle krijgt met ‘stop-the-bleeding’ maatregelen. Onderbreek de productie, check de voorraad tussen- en eindproducten op defecten, blokkeer producten en informeer klanten. Kortom: neem alle maatregelen om het probleem te isoleren en de impact ervan te minimaliseren. Maak het probleem tijdelijk beheersbaar.
  • D4: Bepaal en verifieer de grondoorzaak (Engels: Root Cause). Identificeer en onderzoek mogelijke oorzaken en verifieer of deze daadwerkelijk tot het probleem hebben kunnen leiden. Gebruik bijvoorbeeld het Ishikawa diagram, Pareto diagram of andere analysetools om (mogelijke) oorzaken te vinden. Verzamel indien mogelijk data en verifieer of de oorzaak ook werkelijk tot het probleem heeft kunnen leiden.
  • D5: Verifieer permanente oplossingen Bedenk permanente oplossingen die de grondoorzaak wegnemen of als dat niet mogelijk is het opnieuw optreden van het probleem snel detecteren en de schade die daardoor zou kunnen ontstaan minimaliseert. Verzamel gegevens om vast te stellen dat deze oplossingen het probleem daadwerkelijk zullen voorkomen of adequaat aanpakken. Simuleer het probleem en de oplossing waar mogelijk – eventueel in een testopstelling – of onderbouw op andere wijze dat de oplossing het probleem daadwerkelijk structureel oplost.
  • D6: Neem corrigerende maatregelen Bespreek en beoordeel de resultaten. Ontwikkel een implementatieplan voor het wegnemen van de grondoorzaak, of – als dat niet mogelijk is – het snel detecteren van van het probleem en nemen van passende tegenmaatregelen. Corrigerende maatregelen voorkomen dat het probleem of de gevolgen daarvan opnieuw kunnen optreden.
  • D7: Borg de oplossing Pas managementsystemen, workflows, procedures, werkinstructies, competentieoverzichten, inwerkprogramma’s en dergelijke aan, om de gekozen oplossing te borgen in de organisatie. Welke structuurelementen je moet aanpassen hangt af van de gekozen oplossing(en), maar vaak gaat het om borging in zowel de bedrijfsprocessen (bv software, workflows, procedures) als mensen (competentieoverzicht, vaardighedenmatrix, opleidingen, inwerkprogramma’s etc.). Zo voorkom je dat het probleem en vergelijkbare problemen opnieuw kunnen optreden. En als het probleem toch opnieuw optreedt, ben je er snel bij en doe je meteen wat nodig is om de schade tot een minimum te beperken.
  • D8: Vier het resultaat! Neem de tijd om even stil te staan bij de samenwerking en het resultaat daarvan. Geniet van de teamprestatie, maar kijk ook even of je iets kunt leren over de samenwerking, je eigen rol daarin en eventuele lessen voor een volgende probleemaanpak (de zg. lessons learned). Hou hierbij rekening met de behoeften van de verschillende teamleden: niet iedereen evalueert of geniet op dezelfde manier!

Toepassing van de 8D methode
In de praktijk standaardiseren veel bedrijven de 8D methode als ‘bedrijfsproces’ voor interne probleemoplossing met behulp van computersystemen en/of sjablonen die de workflow en het vastleggen van informatie ondersteunen. Dit vergemakkelijkt de samenwerking, terugvinden van informatie en maakt aantoonbaar dat de werkwijze wordt gevolgd.

Veel organisaties sturen daarnaast een 8D formulier naar hun leveranciers bij het melden van een leveranciersklacht. Zo dwingen ze af dat een leverancier de klacht grondig onderzoekt en de genomen maatregelen verantwoordt. Dit helpt niet alleen de probleemoplossing te volgen, maar ook de probleemoplossing optimaal te ondersteunen en deze waar nodig bij te sturen.

Wil je de methode zelf proberen? Hier download je een 8D sjabloon.



Projectmanagementsite

Projectmanagementsite is een site van professionals voor professionals en van docenten voor studenten. Samen zorgen we voor betere projecten, door het ter beschikking stellen van methoden, modellen en gereedschappen. Of het nu gaat om een bondige uitleg van methoden, praktisch toepasbare tools en sjablonen of tips voor boeken en artikelen: projectmanagementsite is dé site voor praktisch toepasbare informatie over projectmanagement.

Wie zijn we?

Projectmanagementsite wordt bijgebouden door gedreven professionals die elk op hun eigen manier een fascinatie hebben voor projectmanagement. Allemaal hebben we hands-on ervaring met het inrichten en uitvoeren van projecten en meestal hebben we ervaring als docent. We stellen onze kennis en ervaring graag ter beschikking voor algemeen gebruik. Wil je ons leren kennen? We stellen ons op de experts pagina aan je voor.

Wat kunnen we voor je betekenen?

Wij managen niet alleen projectmanagementsite.nl, maar zijn ook in ons dagelijks leven actief met projectmanagement bezig; bijvoorbeeld met het trainen en coachen van medewerkers en het zelf managen van projecten. Wil je je verder verdiepen in dit onderwerp? Of heb je behoefte aan ondersteuning van een ervaren trainer, coach of projectmanager? Neem dan gerust contact op. Er is een goede kans dat we je verder kunnen helpen.